Come funziona DrawDent Cloud : dal paziente alla gestione dello studio
DrawDent Cloud accompagna lo studio odontoiatrico lungo l’intero percorso del paziente, mantenendo distinte ma collegate le informazioni cliniche, organizzative ed economiche. Anagrafica, anamnesi, odontogramma, cartelle specialistiche, Piano di cura, preventivi, pagamenti, appuntamenti, fatture, richiami e registri di tracciabilità conservano ciascuno la propria funzione, ma comunicano quando il lavoro dello studio lo richiede. Nei capitoli seguenti ogni area viene descritta seguendo il processo reale, dalla creazione della scheda paziente fino alla gestione clinica e amministrativa quotidiana.
Anagrafica e scheda paziente del gestionale odontoiatrico
Crea, cerca e classifica i pazienti e raggiungi da un’unica scheda cartelle cliniche, documenti, appuntamenti e situazione economica.
L’anagrafica è il punto di partenza del percorso clinico e amministrativo del paziente in DrawDent Cloud.
- Ricerca rapida per nome, codice fiscale, recapito o codice interno.
- Classificazione delle schede come attive, inattive o relative a pazienti deceduti.
- Etichette per pazienti minori, fragili, VIP o con esigenze particolari.
- Accesso diretto a odontogramma, cartelle specialistiche, Piano di cura, diario clinico, richiami e agenda.
Lo stato anagrafico distingue i pazienti seguiti dallo studio da quelli inattivi, mantenendo comunque consultabile lo storico.
La scheda raccoglie dati identificativi, residenza, recapiti, informazioni fiscali, medico curante, professione, provenienza e preferenze di contatto.
Dentizione permanente, decidua o mista ed etichette dedicate aiutano a distinguere pazienti adulti, pediatrici, fragili o con necessità particolari.
Convenzioni e coperture assicurative restano associate al paziente e possono essere utilizzate per applicare prezzi e sconti dedicati nel Piano di cura e nel preventivo.
Dalla stessa pagina si raggiungono odontogramma, parodontologia, implantologia, ortodonzia, anamnesi, consensi, prescrizioni, Piano di cura, preventivi, fatture, agenda e richiami.
Un avviso segnala se l’anamnesi è assente, scaduta, prossima alla scadenza oppure in attesa di validazione da parte dell’odontoiatra.
Immagini cliniche, esami, allegati e consensi possono essere archiviati e classificati nella scheda del paziente per tipologia, data e stato.
Anamnesi medica e rischio clinico nello studio dentistico
Raccogli la storia sanitaria del paziente, individua i principali fattori di rischio e sottoponi ogni compilazione al controllo dell’odontoiatra.
DrawDent Cloud distingue le informazioni dichiarate dal paziente dalle valutazioni riservate all’odontoiatra e conserva lo storico datato delle anamnesi validate.
- Raccolta strutturata della storia medica e dei fattori di rischio.
- Separazione tra dichiarazioni del paziente e valutazioni professionali.
- Controllo dello stato, della validità e della scadenza dell’anamnesi.
- Storico consultabile con alert, stampa e salvataggio in PDF.
Allergie, terapie farmacologiche, patologie sistemiche, condizioni particolari e abitudini rilevanti vengono riunite in un quadro consultabile prima del trattamento odontoiatrico.
Il riepilogo evidenzia allergie a farmaci, lattice o anestetici, reazioni all’anestesia e terapie con anticoagulanti, antiaggreganti o farmaci antiriassorbitivi.
Il dentista o la segreteria preparano l’anamnesi già associata al paziente e aprono sul tablet una pagina riservata dedicata esclusivamente alla compilazione della scheda.
Il paziente può indicare allergie, farmaci assunti, patologie, reazioni all’anestesia, gravidanza, allattamento e abitudini rilevanti come fumo e bruxismo.
Classificazione ASA, rischio cardiovascolare e chirurgico, pacemaker, rischio di endocardite, profilassi antibiotica e altri fattori clinici restano di competenza dell’odontoiatra.
Dopo la compilazione, l’odontoiatra controlla le risposte, integra le valutazioni professionali, stabilisce l’eventuale scadenza e valida l’anamnesi prima del suo utilizzo clinico.
Consensi informati con firma raccolta su tablet
DrawDent Cloud permette di creare modelli di consenso riutilizzabili con segnaposto per i dati del paziente, dello studio, dell’operatore e della data. Il testo generato viene conservato come copia congelata, evitando che modifiche successive al modello cambino i documenti già prodotti.
Il paziente può firmare con il dito o con un pennino attraverso una pagina riservata utilizzabile su tablet.
Anamnesi personalizzabile gratuitamente
Il modello non è rigido: su richiesta dello studio, Il-Software.it può aggiungere, modificare o riorganizzare gratuitamente domande, campi e sezioni, adattando l’anamnesi alle necessità dell’odontoiatra senza moduli aggiuntivi.
Esempio pratico: controllo dell’anamnesi prima di un intervento
Il paziente compila l’anamnesi su tablet e segnala l’assunzione di anticoagulanti. DrawDent Cloud evidenzia l’informazione nel riepilogo clinico, permettendo all’odontoiatra di approfondirla, integrare la propria valutazione e validare la scheda prima dell’intervento programmato.
Odontogramma interattivo e cartella clinica grafica
Rappresenta graficamente condizioni cliniche e trattamenti, distinguendo le preesistenze dalle cure programmate ed eseguite.
L’odontogramma di DrawDent Cloud rappresenta denti, superfici, radici, canali, impianti e trattamenti, collegando ogni registrazione all’elemento FDI o alla zona clinica interessata.
- Dentizione permanente, decidua o mista.
- Gestione di superfici, radici, canali e impianti.
- Stati distinti per condizioni preesistenti, cure da fare, in corso, eseguite o annullate.
- Collegamento automatico con il Piano di cura.
Il software gestisce dentizione permanente, decidua e mista. Le prestazioni possono essere associate all’elemento FDI e alle superfici mesiale, distale, occlusale o incisale, vestibolare, linguale e palatale.
Il comportamento grafico dipende dalla configurazione della prestazione nel Listino, che stabilisce se il trattamento riguarda un dente, una superficie, una radice, un canale o una zona generale.
Colori e simboli distinguono condizioni preesistenti, prestazioni da fare, trattamenti in corso, cure eseguite e registrazioni annullate.
Gli impianti vengono rappresentati nella posizione selezionata, mentre le prestazioni relative all’intera bocca, a un’arcata o a un quadrante restano consultabili tra i trattamenti generali.
Ponti, splintaggi, estrazioni multiple, protesi e apparecchi possono coinvolgere più elementi. A ogni dente può essere assegnato un ruolo specifico, come pilastro, elemento intermedio, dente da estrarre, elemento protesico, elemento splintato o ancoraggio.
Le cure programmate vengono riportate nel Piano di cura con dente, zona, superfici e stato, evitando una seconda registrazione manuale e mantenendo sincronizzato l’avanzamento del trattamento.
Condizioni e trattamenti rappresentabili
La legenda comprende carie, erosioni, abrasioni e usura dentale, otturazioni, ricostruzioni coronali, intarsi, inlay, onlay, sigillature dei solchi, devitalizzazioni e terapie canalari, corone, faccette, impianti, ponti ed estrazioni.
Possono inoltre essere rappresentati denti mancanti o inclusi, radici residue, fratture, mobilità dentale, ascessi, fistole, anomalie dello smalto, apparecchi ortodontici, protesi rimovibili e note cliniche.
Le estrazioni pianificate vengono distinte graficamente dagli elementi già mancanti, evitando di confondere una cura programmata con una condizione preesistente.
Esempio pratico: carie MOD sul dente 26
Il dentista registra una carie MOD sul dente 26. L’odontogramma evidenzia le superfici mesiale, occlusale e distale e crea la prestazione collegata nel Piano di cura. Quando il trattamento viene completato, lo stato e la rappresentazione grafica si aggiornano senza una seconda registrazione.
Piano di cura odontoiatrico: dalla clinica al preventivo
Organizza prestazioni, tempi, operatori e costi e trasforma il percorso clinico in un preventivo chiaro e documentato.
Il Piano di cura di DrawDent Cloud riunisce le prestazioni inserite manualmente o provenienti da odontogramma e cartelle specialistiche, conservando origine clinica, zona, priorità, operatore, stato e valore economico.
- Prestazioni manuali o collegate a odontogramma, parodontologia, ortodonzia e altri moduli clinici.
- Organizzazione per zona, priorità, operatore, data prevista e stato di avanzamento.
- Prezzi calcolati da listino, convenzioni e sconti.
- Generazione del preventivo con importi e condizioni conservati nel tempo.
Ogni prestazione può essere inserita direttamente oppure provenire da odontogramma, parodontologia, ortodonzia e altri moduli, conservando origine clinica e zona interessata.
Le prestazioni possono riferirsi a bocca intera, arcata, quadrante, singolo dente, superficie, posizione implantare o gruppo multi-dente. Il software richiede soltanto i dati pertinenti alla configurazione scelta.
Ponti, splintaggi, estrazioni multiple, protesi e apparecchi possono coinvolgere più elementi. Nei ponti vengono distinti denti pilastro ed elementi intermedi, mentre negli splintaggi vengono identificati gli elementi coinvolti.
Il calcolo parte dal prezzo configurato nel Listino. Convenzioni e condizioni associate al paziente possono applicare prezzi dedicati o sconti, che restano memorizzati nel preventivo.
L’archivio generale consente di consultare le prestazioni dei diversi pazienti e filtrarle per stato, categoria, operatore, origine clinica, ambito e periodo.
Le statistiche raggruppano le prestazioni per categoria, paziente, operatore, stato e periodo, con possibilità di esportare i risultati in formato CSV.
Dal Piano di cura al preventivo del paziente
Le prestazioni selezionate vengono trasferite nel preventivo con descrizioni, zone cliniche, quantità, prezzi e sconti. I valori applicati vengono conservati come fotografia del momento, così che successive modifiche del Listino non cambino retroattivamente i preventivi già preparati.
Le cartelle cliniche specialistiche di DrawDent Cloud
Accanto all’odontogramma, DrawDent Cloud mette a disposizione cartelle cliniche specialistiche dedicate a parodontologia, implantologia e ortodonzia. Ogni modulo documenta in modo rigoroso diagnosi, rilevazioni, trattamenti e controlli, mantenendo collegati il percorso clinico del paziente e le prestazioni presenti nel Piano di cura. Preventivi, pagamenti e fatture restano invece gestiti nelle rispettive aree amministrative.
Cartella parodontale digitale e monitoraggio clinico
Registra il sondaggio parodontale, visualizza graficamente lo stato del parodonto e confronta l’evoluzione clinica del paziente nel tempo.
La cartella parodontale di DrawDent Cloud registra le misurazioni per ogni dente e sito di sondaggio, calcola gli indicatori clinici e conserva lo storico delle rilevazioni validate.
- Sondaggio parodontale completo su sei siti per ogni dente.
- Calcolo automatico di CAL, FMPS, FMBS/BOP e tasche patologiche.
- Grafica con margine gengivale, profondità di sondaggio e indicatori clinici.
- Confronto storico e collegamento delle terapie al Piano di cura.
Il dentista può creare una cartella da zero oppure copiare l’ultima rilevazione e aggiornare soltanto i valori clinici modificati durante il controllo periodico.
Durante la compilazione la cartella resta in bozza. Dopo la validazione entra nello storico e non viene sovrascritta: eventuali correzioni generano una rettifica tracciata, conservando la rilevazione originale.
Il confronto tra rilevazioni evidenzia variazioni di profondità delle tasche, recessione, placca, sanguinamento, suppurazione e altri indicatori parodontali.
Ogni rilevazione conserva data, diagnosi, stato operativo e validazione, permettendo di distinguere bozze, cartelle confermate, rettificate o annullate.
Per ogni dente vengono rilevati i siti mesio-vestibolare, vestibolare, disto-vestibolare, mesio-linguale o palatale, linguale o palatale e disto-linguale o palatale.
Si possono registrare presenza del dente, impianto, mobilità, forcazioni, prognosi, profondità di sondaggio, recessione, CAL, sanguinamento, placca, suppurazione, gengiva aderente e linea muco-gengivale.
La grafica mostra denti, margine gengivale, profondità delle tasche e linea muco-gengivale. Marker distinti evidenziano sanguinamento, placca e suppurazione.
Il sistema calcola profondità media, FMPS, FMBS/BOP e numero di siti con tasche pari o superiori a 4, 5 o 6 millimetri. L’odontoiatra può completare la valutazione con diagnosi, staging e grading.
Terapie parodontali e collegamento con il Piano di cura
La cartella documenta istruzione all’igiene, detartrasi, scaling, levigatura radicolare, terapia causale, rivalutazione, chirurgia parodontale, terapia peri-implantare e mantenimento.
Le terapie possono riferirsi all’intera bocca, a un’arcata, a un quadrante o a singoli denti e possono essere collegate alle relative prestazioni economiche presenti nel Piano di cura.
Referti, tracciabilità e statistiche
Ogni rilevazione può essere stampata o salvata come referto con grafica, indicatori clinici e misurazioni sito per sito. Il registro delle modifiche traccia creazione, validazione, rettifiche, annullamenti, terapie e operatori.
Le statistiche dello studio riepilogano diagnosi, siti patologici, terapie registrate e attività svolta dai diversi professionisti.
Esempio di controllo parodontale periodico
Durante una visita di mantenimento, il dentista copia l’ultima rilevazione e aggiorna i valori modificati. DrawDent Cloud ricalcola CAL, FMPS, FMBS/BOP e tasche patologiche e confronta il nuovo controllo con quello precedente, senza modificare le cartelle già validate.
Implantologia, chirurgia e protesi
Documenta interventi, impianti, materiali, componenti protesiche e controlli successivi conservando lo storico clinico del paziente.
La cartella implantologica di DrawDent Cloud segue il percorso dalla pianificazione chirurgica ai follow-up, collegando dati clinici, impianti, componenti, materiali, Piano di cura, Registro UDI e richiami.
- Interventi implantologici, chirurgici, rigenerativi e protesici.
- Qualità ossea Lekholm-Zarb e classificazione della complessità ITI SAC.
- Dati tecnici dell’impianto, materiali e componenti protesiche.
- Follow-up datati e collegamenti con Piano di cura, Registro UDI e richiami.
La cartella documenta estrazioni, inserimento di impianti, rigenerazioni ossee, innesti, scopertura, impronta protesica, consegna della protesi e controlli post-operatori.
Ogni procedura può essere classificata come programmata, eseguita, in follow-up, completata o annullata, rendendo immediatamente riconoscibile la fase del percorso clinico.
Il dentista può registrare la qualità ossea secondo Lekholm-Zarb, da D1 a D4, e classificare la complessità del caso come ITI Straightforward, Advanced o Complex.
È possibile documentare anestesia, guida chirurgica, navigazione, pin temporanei, carico immediato, motivazione clinica e consenso firmato.
Per ogni impianto possono essere registrati marca, modello, diametro, lunghezza, torque di inserimento e valore ISQ, conservando i parametri tecnici e di stabilità.
Lo storico conserva innesti, membrane, impianti, viti tappo e di guarigione, monconi, viti protesiche, corone, provvisori, ponti e altri materiali utilizzati.
I controlli post-operatori, delle suture, della guarigione, protesici, radiografici e di igiene vengono aggiunti nel tempo senza modificare l’intervento originario.
Ogni follow-up può riportare guarigione, stato delle suture, dolore, gonfiore, complicanze, prescrizioni e note cliniche, costruendo una cronologia del decorso post-operatorio.
Piano di cura, Registro UDI e dispositivi utilizzati
L’intervento può essere collegato alle prestazioni già presenti nel Piano di cura e a più dispositivi registrati nel Registro UDI, come impianto, membrana e biomateriale.
In questo modo la parte clinica resta distinta da prezzi, preventivi e fatture, conservando però la tracciabilità dei dispositivi, dei lotti e dei materiali utilizzati sul paziente.
Follow-up, richiami e storico delle modifiche
Il follow-up documenta un controllo già eseguito, mentre il richiamo programma un contatto futuro collegato allo stesso intervento.
Gli interventi inseriti per errore possono essere annullati con motivazione senza essere cancellati. Creazione, variazioni, collegamenti e annullamenti restano registrati nello storico.
Esempio di percorso implantologico
Per un impianto in sede 36 il dentista registra qualità ossea D2, complessità ITI Advanced, guida chirurgica, torque e valore ISQ, collegando la prestazione del Piano di cura e il lotto del dispositivo presente nel Registro UDI.
I controlli delle suture e dell’osteointegrazione vengono poi aggiunti come follow-up e richiami, senza sovrascrivere i dati dell’intervento iniziale.
Cartella ortodontica e controllo del trattamento
Organizza diagnosi, schema dentale, apparecchi, allineatori, controlli e analisi specialistiche lungo il percorso ortodontico.
La cartella ortodontica di DrawDent Cloud riunisce diagnosi, parametri occlusali, schema dentale, apparecchi, allineatori, elastici, IPR, controlli e versioni del piano di trattamento.
- Caso ortodontico con diagnosi, obiettivi e stato del trattamento.
- Schema dentale interattivo con condizioni e segni grafici.
- Gestione di controlli, apparecchi, allineatori, elastici e IPR.
- Cefalometria, Bolton, Moyers e Ricketts con storico clinico.
La cartella registra classi molari e canine, overjet, overbite, morso aperto o profondo, linee mediane, affollamento, spaziatura e crossbite anteriore o posteriore.
Ogni elemento può essere indicato come presente, mancante, incluso, sovrannumerario, in eruzione o estratto. Rotazioni, inclinazioni, diastemi, crossbite, attachment, elastici e apparecchi vengono rappresentati graficamente.
Ogni controllo può riportare valutazione clinica, manovre eseguite, note, compliance, igiene e data del prossimo appuntamento, costruendo lo storico del trattamento.
Vengono tracciati apparecchi fissi, mobili, espansori, dispositivi funzionali e retainer, con arcata interessata e stato previsto, in uso, sospeso o rimosso.
Per ogni set si possono registrare arcata, progressione, consegna, cambio previsto, attachment ed elastici, distinguendo set previsti, in uso, completati o saltati.
Gli elastici collegano dente iniziale e finale e documentano lato, configurazione di classe I, II, III, verticale o cross, forza, diametro e ore giornaliere di utilizzo.
Le IPR registrano i due denti interessati, l’arcata, la quantità prevista in millimetri e lo stato previsto, eseguito o annullato.
Le diverse versioni del piano conservano obiettivi, durata prevista e stato di bozza, proposta, accettata, superata o annullata.
Analisi ortodontiche specialistiche
La cefalometria archivia parametri come SNA, SNB, ANB, Wits, FMA, SN-GoGn, U1-SN e IMPA. Sono inoltre disponibili l’analisi di Bolton per i rapporti e le discrepanze dentali, Moyers per spazio disponibile e richiesto e Ricketts per asse facciale, profondità facciale, piano mandibolare, convessità e altezza facciale inferiore.
Piano di cura e tracciabilità clinica
Le prestazioni economiche possono essere collegate al Piano di cura, mantenendo separati dati clinici, preventivi, pagamenti e fatture.
Modifiche e annullamenti restano tracciati, distinguendo l’operatore clinico dall’utente che ha effettuato materialmente la registrazione nel gestionale.
Richiami, referto e statistiche
Dal caso è possibile creare richiami per i controlli successivi e produrre un referto stampabile con diagnosi, schema dentale, apparecchi, allineatori, elastici, IPR e andamento clinico. Le statistiche riepilogano casi, attività, controlli in scadenza, cambi degli allineatori e lavoro degli operatori.
Esempio di percorso ortodontico
Il dentista apre il caso, registra diagnosi e parametri occlusali, rappresenta affollamento, rotazioni e crossbite sullo schema, salva il piano accettato e inserisce apparecchio o allineatori. Durante il trattamento aggiorna controlli, compliance, igiene, elastici, attachment e IPR e programma il richiamo successivo.
Prescrizioni odontoiatriche e ricette bianche
Prepara, controlla e stampa le ricette bianche del paziente consultando gli avvisi clinici dell’anamnesi più recente.
Il modulo Prescrizioni di DrawDent Cloud consente di creare, archiviare e stampare ricette bianche non dematerializzate, mantenendole collegate alla scheda del paziente.
- Ricette bianche associate direttamente al paziente.
- Archivio di farmaci e posologie preferite dell’odontoiatra.
- Avvisi clinici recuperati dall’anamnesi più recente.
- Gestione di bozze, emissioni, annullamenti, stampa e PDF.
Ogni ricetta resta associata alla scheda del paziente, formando uno storico cronologico delle prescrizioni preparate, emesse o annullate.
La bozza può essere modificata e controllata prima dell’emissione. Una ricetta emessa diventa definitiva e, in caso di errore, può essere annullata soltanto indicando la motivazione.
L’odontoiatra può cercare i farmaci nell’archivio, richiamare le proprie posologie preferite e adattarle alle condizioni del paziente prima dell’emissione.
Una ricetta precedente può essere duplicata per terapie ricorrenti. La copia nasce come nuova bozza e deve essere nuovamente verificata dall’odontoiatra.
Il modulo mostra allergie, farmaci in uso, anticoagulanti, gravidanza, diabete, immunodepressione e l’eventuale assenza o scadenza dell’anamnesi.
La ricetta può essere stampata con lo spazio per firma e timbro del medico oppure salvata in formato PDF direttamente dal browser.
Avvisi clinici e fotografia storica
Gli avvisi recuperati dall’anamnesi rappresentano un supporto alla verifica professionale e non sostituiscono la valutazione clinica dell’odontoiatra.
Al momento dell’emissione vengono conservate le informazioni cliniche visualizzate, documentando quali avvisi erano disponibili quando la ricetta è stata controllata.
Ricette bianche non dematerializzate
Il modulo prepara e stampa ricette bianche, ma non genera ricette SSN dematerializzate, codici NRE, esenzioni o invii diretti alla farmacia.
Esempio di preparazione di una prescrizione
L’odontoiatra seleziona il farmaco, richiama una posologia, controlla gli avvisi dell’anamnesi ed emette la ricetta. In caso di errore annulla il documento con motivazione e lo duplica come nuova bozza da correggere.
Diario clinico: la timeline cronologica del paziente
Riunisci in un’unica sequenza gli eventi clinici del paziente e raggiungi rapidamente le registrazioni originali.
Il Diario clinico di DrawDent Cloud organizza in ordine cronologico gli eventi provenienti da Prescrizioni, Implantologia, Parodontologia, Ortodonzia, Piano di cura e Odontogramma, insieme alle note manuali degli operatori.
- Timeline degli eventi clinici ordinati dal più recente al meno recente.
- Collegamento con i principali moduli clinici del paziente.
- Ricerca per modulo, periodo, dente, farmaco, diagnosi, trattamento, operatore o testo.
- Note manuali con categoria, priorità, stampa e salvataggio in PDF.
Gli eventi vengono raggruppati per data e mostrano modulo di provenienza, stato, descrizione, zona clinica ed eventuale operatore.
Il Diario mostra le prestazioni accettate, pianificate o eseguite e le prescrizioni emesse o annullate, mantenendo visibili stato e informazioni principali.
La timeline comprende interventi implantologici, follow-up, rilevazioni parodontali, casi e controlli ortodontici, condizioni e trattamenti dell’Odontogramma.
Le prestazioni dell’Odontogramma già collegate al Piano di cura non vengono mostrate due volte, evitando di duplicare la stessa attività clinica nella timeline.
Il Diario può essere filtrato per modulo e periodo oppure ricercato per diagnosi, farmaco, dente, trattamento, zona, operatore e testo della nota.
Gli operatori possono aggiungere note cliniche, comunicazioni, follow-up, urgenze e istruzioni con priorità normale, importante o critica. La timeline può essere stampata o salvata in PDF.
Consultazione unificata senza modificare i dati originali
Il Diario è una vista di sola lettura: non copia né sovrascrive le informazioni presenti nei moduli clinici. Da ogni evento è possibile aprire direttamente la registrazione originale.
Le note manuali possono essere modificate o annullate soltanto dall’utente che le ha create. Le note annullate non vengono eliminate definitivamente e restano consultabili attraverso il filtro dedicato.
Esempio di ricostruzione del percorso clinico
Dopo un intervento implantologico, il Diario mostra in sequenza la prestazione del Piano di cura, l’intervento, i componenti utilizzati, la prescrizione farmacologica e i follow-up. Un eventuale fastidio riferito telefonicamente può essere aggiunto come nota importante e ritrovato insieme agli altri eventi durante il controllo.
Agenda e sala d’attesa dello studio dentistico
Organizza appuntamenti, operatori, orari e poltrone e segui il percorso del paziente durante la giornata.
L’Agenda di DrawDent Cloud riunisce appuntamenti, disponibilità degli operatori e occupazione delle risorse, conservando paziente, servizio, durata, stato e informazioni utili alla segreteria.
- Viste giorno, settimana, mese e lista degli appuntamenti.
- Colonne multi-operatore con orari, ferie, assenze e colori.
- Controllo di sovrapposizioni, sale e poltrone occupate.
- Sala d’attesa, messaggi WhatsApp, ricerca, stampa e CSV.
La segreteria può controllare la giornata in colonne multi-operatore oppure consultare la programmazione settimanale, mensile e in formato elenco.
Per ogni operatore si possono configurare colore, ordine, visibilità, orari di lavoro, ferie e assenze. Gli slot dell’agenda possono durare 5, 10, 15, 20 o 30 minuti.
Selezionando una cella libera vengono proposti data, ora e operatore. La prenotazione può includere paziente, servizio, durata, sala o poltrona e note interne.
Il sistema verifica sovrapposizioni dell’operatore, orari di lavoro, ferie, assenze e disponibilità della sala o della poltrona selezionata.
Voci come Igiene, Controllo, Urgenza, Chirurgia e Ortodonzia descrivono lo scopo dell’appuntamento, ma restano separate dal Listino, dal Piano di cura e dalla fatturazione.
Gli appuntamenti possono essere prenotati, confermati, in attesa, in poltrona, completati, disdetti, riprogrammati, annullati o classificati come no-show.
Messaggi WhatsApp preparati dall’appuntamento
Lo studio può configurare modelli personalizzati con nome del paziente, studio, data, ora, operatore e servizio. Il testo viene compilato automaticamente e resta modificabile.
DrawDent Cloud apre WhatsApp con numero e messaggio predisposti, ma l’invio viene sempre confermato manualmente dall’operatore.
La segreteria distingue pazienti attesi, confermati e arrivati e aggiorna il loro passaggio dalla sala d’attesa alla poltrona.
La vista operativa evidenzia appuntamenti completati, disdette e pazienti non presentati, offrendo una lettura immediata dell’andamento della giornata.
Ricerca, stampa ed esportazione
Gli appuntamenti possono essere filtrati per paziente, periodo, operatore, sala e stato, con filtri rapidi per appuntamenti futuri, passati, disdette e no-show.
Agenda, Sala d’attesa e risultati della ricerca possono essere stampati; gli elenchi filtrati possono inoltre essere esportati in formato CSV.
Esempio di gestione della giornata
La segreteria seleziona uno spazio libero, assegna paziente, servizio, operatore e poltrona e prepara il messaggio WhatsApp. Il sistema controlla disponibilità e sovrapposizioni; il giorno della visita registra arrivo, ingresso in poltrona e completamento.
Gestione economica e fiscale: dal preventivo al Sistema Tessera Sanitaria
Gestisci preventivi, rate, incassi, fatture, Prima Nota, scadenze e invii al Sistema Tessera Sanitaria.
La gestione economica di DrawDent Cloud accompagna lo studio dal preventivo all’incasso, mantenendo distinti Piano di pagamento, pagamenti reali, documenti fiscali e movimenti di Prima Nota.
- Preventivi generati dalle prestazioni presenti nel Piano di cura.
- Acconti, rate, saldi, pagamenti, fatture e note di credito.
- Situazione economica del paziente, Prima Nota e scadenziario.
- Trasmissione delle fatture sanitarie al Sistema Tessera Sanitaria.
Dal Piano di cura all’incasso
Piano di cura → Preventivo → Piano di pagamento → Pagamento → Fattura → Prima Nota → Sistema Tessera Sanitaria
Ogni passaggio resta collegato ma conserva una funzione distinta: una rata prevista non diventa un incasso finché il pagamento non viene realmente registrato.
Le prestazioni selezionate vengono trasferite nel preventivo con descrizione, zona clinica, quantità, prezzi, sconti e trattamento fiscale applicato.
Prezzi e condizioni vengono conservati nel documento, evitando che successive modifiche del Listino cambino retroattivamente un preventivo già preparato.
Il preventivo accettato può essere pagato in un’unica soluzione oppure suddiviso in acconto, rate intermedie e saldo finale, ciascuno con importo, scadenza e stato.
Il preventivo può essere in bozza, inviato, accettato, rifiutato, scaduto o annullato e può essere stampato in formato A4 o salvato in PDF.
Incassi, fatture e note di credito
La funzione Incassa e fattura registra il pagamento reale, genera la fattura collegata alla rata e al preventivo, aggiorna il residuo e crea il movimento di Prima Nota.
Lo studio può indicare metodo di pagamento e canale finanziario, come contanti, POS, bonifico, cassa o conto bancario. Gli storni vengono gestiti tramite note di credito; un eventuale rimborso reale genera la relativa uscita finanziaria.
Situazione economica del paziente
La scheda economica riunisce fatture, note di credito, pagamenti, rimborsi, rate previste o scadute, residuo da incassare ed eventuale credito del paziente.
Documenti fiscali e movimenti reali restano distinti: il dovuto deriva dalle fatture al netto delle note di credito, mentre l’incassato deriva dai pagamenti al netto dei rimborsi.
La Prima Nota registra entrate, uscite e giroconti, distinguendo categoria del movimento, metodo di pagamento e canale finanziario utilizzato.
Gli incassi delle fatture generano automaticamente i movimenti, mentre spese, affitti, laboratorio e materiali possono essere registrati manualmente.
La dashboard mostra entrate, uscite, saldo, fatture aperte, rate scadute, incassi dei pazienti e valori suddivisi per categoria e canale finanziario.
I movimenti possono essere ricercati, filtrati, stampati ed esportati in formato compatibile con Excel.
Scadenziario economico
Lo scadenziario riunisce automaticamente le rate dei pazienti e le scadenze manuali dello studio, come F24, affitto, fornitori e assicurazioni.
Le scadenze possono avere importo previsto, entrata o uscita, promemoria e stato. Quando vengono chiuse, il relativo movimento viene generato o aggiornato in Prima Nota senza duplicazioni.
Invio al Sistema Tessera Sanitaria
Il modulo gestisce le fatture sanitarie emesse e collegate a un pagamento reale, escludendo preventivi e rate ancora previste.
Lo studio può preparare la coda, effettuare gli invii, sincronizzare gli esiti, consultare eventuali scarti e scaricare le ricevute dei protocolli trasmessi. Pagamenti tracciati, note di credito e rimborsi vengono gestiti nel relativo flusso di trasmissione.
Registro UDI e tracciabilità dei dispositivi medici
Registra dispositivi, codici UDI, lotti, scadenze e utilizzi clinici mantenendo uno storico verificabile e tracciato.
Il Registro UDI di DrawDent Cloud identifica i dispositivi medici utilizzati sui pazienti e conserva dati di produzione, utilizzo clinico, documenti allegati e rettifiche, senza sovrascrivere le registrazioni validate.
- Codice UDI completo con identificativi UDI-DI e UDI-PI.
- Collegamento a paziente, operatore, data e zona clinica.
- Validazione del record e rettifiche motivate e tracciate.
- Ricerca per dispositivo, lotto e scadenza, con stampa e CSV.
Ogni record può contenere descrizione, tipologia, fabbricante, codice UDI completo ed eventuale riferimento BDMR o del Ministero della Salute.
L’UDI-DI identifica il modello del dispositivo, mentre l’UDI-PI raccoglie i dati di produzione, come lotto, numero seriale e data di scadenza.
Il codice può essere registrato manualmente oppure acquisito tramite scanner barcode o QR, documentando la modalità utilizzata dallo studio.
Il dispositivo viene associato al paziente, all’operatore, alla data di utilizzo e alla zona clinica, con possibilità di registrare la consegna della tessera impianto.
È possibile allegare l’etichetta del dispositivo o il codice QR in formato immagine o PDF. Il file viene associato a un hash SHA-256 per il controllo tecnico dell’integrità.
Se l’anagrafica non è ancora presente, il dispositivo può essere registrato indicando almeno nome e cognome, per essere collegato successivamente al paziente corretto.
Ogni registrazione nasce come bozza modificabile. Dopo il controllo può essere validata e bloccata, impedendo modifiche dirette ai dati già confermati.
Gli errori presenti in un record validato vengono corretti mediante una nuova rettifica motivata, mantenendo consultabile la registrazione originale nello storico.
Ricerca, scadenze, stampa ed esportazione
L’archivio può essere ricercato per codice UDI, lotto, seriale, dispositivo, paziente, fabbricante e zona clinica, con filtri per tipologia, stato e scadenza.
Indicatori rapidi evidenziano bozze, record validati e dispositivi scaduti o in scadenza entro 90 giorni. Il singolo record e la lista filtrata possono essere stampati o esportati in formato CSV.
Collegamento con la cartella di Implantologia
Un intervento può essere collegato a più dispositivi già registrati, come impianto, membrana e biomateriale, permettendo di ricostruire quali prodotti e lotti sono stati utilizzati sul paziente.
Il Registro UDI resta autonomo: collegare o scollegare un dispositivo dall’intervento non modifica né elimina la relativa registrazione.
Esempio di tracciabilità di un impianto
Lo studio registra fabbricante, codice UDI, lotto e scadenza, allega l’etichetta, collega il paziente e valida il record. Il dispositivo viene quindi associato all’intervento implantologico; eventuali errori successivi vengono corretti tramite rettifica motivata senza sovrascrivere lo storico.
Laboratorio odontotecnico: ordini, prove e consegne
Segui i lavori affidati ai laboratori esterni, controlla prove, consegne, materiali, costi e documentazione tecnica.
Il modulo Laboratorio di DrawDent Cloud organizza gli ordini odontotecnici collegando paziente, laboratorio, manufatto, materiali, prove, costi, consegne e allegati tecnici.
- Ordini per corone, ponti, protesi, bite, faccette, allineatori e provvisori.
- Denti interessati, materiali, colore, costi e garanzia.
- Stati logistici e prove intermedie con date, esiti e note.
- Scansioni STL, OBJ, PLY, immagini, PDF e altri documenti allegati.
Il modulo gestisce corone, ponti, protesi, bite, faccette, allineatori, provvisori e altri lavori descritti liberamente dallo studio.
Ogni ordine viene associato al paziente e al laboratorio odontotecnico incaricato, mantenendo sempre identificabili destinatario del manufatto e fornitore.
Il lavoro può essere in bozza, ordinato, in lavorazione, in studio, consegnato, da rifare o annullato.
I cambi di stato restano nello storico, permettendo di ricostruire il percorso dall’ordine al laboratorio fino al rientro e alla consegna al paziente.
Il manufatto può essere riferito a uno o più denti oppure a un’intera arcata. I materiali comprendono zirconia, disilicato, metallo-ceramica, resina o descrizioni personalizzate.
La tonalità può essere registrata attraverso le guide colore più comuni oppure mediante indicazioni personalizzate da comunicare al laboratorio.
Per ogni ordine possono essere annotati costo preventivato, costo finale sostenuto dallo studio e garanzia comunicata dal laboratorio odontotecnico.
Prova struttura, prova estetica, prova biscotto e prova di montaggio possono riportare data di uscita, rientro previsto ed effettivo, esito e osservazioni.
Stampa e documentazione tecnica
L’ordine può essere stampato per accompagnare il lavoro e comunicare al laboratorio tutte le indicazioni necessarie.
È possibile allegare scansioni ottiche STL, OBJ o PLY, archivi ZIP, fotografie, PDF, dichiarazioni di conformità, garanzie e fatture del laboratorio. Ogni file può essere associato a un hash SHA-256 per verificarne l’integrità.
Collegamento con il Piano di cura
L’ordine può essere collegato a una prestazione del Piano di cura, mantenendo la relazione tra manufatto richiesto e trattamento previsto.
La gestione economica continua però nei moduli amministrativi. Il Laboratorio resta inoltre distinto da Agenda, Magazzino e Registro UDI, perché documenta un lavoro affidato a un fornitore esterno.
Esempio di ordine per una corona
Il dentista collega paziente e laboratorio, indica dente, materiale, colore e costo, allega la scansione ottica e stampa l’ordine. Durante la lavorazione registra prove ed esiti; al rientro aggiorna costo e stato fino alla consegna al paziente.
Sterilizzazione e tracciabilità dei kit utilizzati
Documenta cicli, test, kit sterilizzati, utilizzi sui pazienti e manutenzioni dei dispositivi dello studio.
Il modulo Sterilizzazione di DrawDent Cloud segue gli strumenti riutilizzabili dalla composizione del kit al ciclo di sterilizzazione, fino all’utilizzo sul paziente.
- Cicli con autoclave, programma, parametri, test ed esito.
- Test Bowie-Dick, Helix, biologici, chimici e personalizzati.
- Kit con composizione, lotto interno, scadenza e stato.
- Utilizzo collegato a paziente, data e operatore.
Gli indicatori evidenziano cicli completati, falliti o da verificare e kit sterili, scaduti oppure prossimi alla scadenza.
Lo studio può registrare autoclavi, termosigillatrici, vasche a ultrasuoni e altri dispositivi con marca, modello, matricola e stato.
Manutenzioni ordinarie e straordinarie, tarature e validazioni vengono archiviate con tecnico, esito, documento e prossima scadenza.
La dashboard segnala rapidamente sterilità in scadenza, risultati da controllare e manutenzioni o verifiche periodiche in arrivo.
Ogni ciclo registra data e ora, autoclave, operatore, numero del ciclo macchina, temperatura, pressione, durata ed esito della procedura.
Il programma può essere classificato come 134° standard, 134° prioni, 121° standard, rapido oppure personalizzato secondo le procedure dello studio.
Al ciclo possono essere associati test Bowie-Dick, Helix, biologici, chimici o personalizzati, ciascuno con esito OK, fallito, da verificare o non previsto.
Il ciclo può risultare completato, fallito o da verificare e mantiene l’elenco dei kit effettivamente sottoposti alla procedura.
Specchietti, sonde, pinze e strumenti chirurgici, implantologici, parodontali o ortodontici possono essere organizzati in kit visita, buste o composizioni personalizzate.
Ogni kit trattato riceve un lotto interno, una scadenza della sterilità e uno stato tra sterile, non sterile oppure da verificare.
Quando il kit viene aperto, l’operatore può registrarne manualmente l’utilizzo collegandolo al paziente, alla data e al professionista.
Il collegamento tra ciclo, lotto interno e utilizzo permette di ricostruire quale kit è stato impiegato, su quale paziente, in quale data e da quale operatore.
Consultazione e stampa della tracciabilità
Le funzioni di ricerca e stampa riepilogano cicli, test, kit sterilizzati, utilizzi sui pazienti e manutenzioni relativi al periodo selezionato.
Un registro distinto dagli altri moduli
La Sterilizzazione documenta strumenti riutilizzabili, cicli, test e kit. Resta separata dal Magazzino, dedicato alle scorte, dall’Agenda e dal Registro UDI dei dispositivi medici.
Esempio di tracciabilità di un kit chirurgico
Lo studio prepara il kit, lo associa a un ciclo indicando autoclave, programma, parametri, test ed esito e assegna lotto interno e scadenza. Quando il kit viene aperto, registra paziente, data e operatore mantenendo il collegamento con il ciclo di sterilizzazione.
Magazzino: gestione di scorte, lotti e fornitori
Controlla disponibilità, movimenti, scorte minime e lotti scaduti o prossimi alla scadenza.
Il modulo Magazzino di DrawDent Cloud organizza materiali di consumo, dispositivi e prodotti dello studio, calcolando automaticamente le giacenze attraverso carichi, scarichi e rettifiche.
- Archivio articoli con categoria, unità di misura, fornitore e scorta minima.
- Carichi, scarichi e rettifiche con aggiornamento automatico delle disponibilità.
- Gestione facoltativa di lotti e date di scadenza.
- Dashboard con scorte critiche, lotti in scadenza e giacenze anomale.
Materiali, dispositivi e prodotti possono essere classificati per categoria, codice e unità di misura e associati al fornitore abituale e alla scorta minima desiderata.
Ogni variazione viene registrata come carico, scarico, rettifica positiva o negativa, mantenendo lo storico completo dei movimenti dell’articolo.
La disponibilità viene calcolata sommando le entrate e sottraendo le uscite, evitando valori manuali non coerenti con lo storico dei movimenti.
Per gli articoli che lo richiedono, i carichi possono creare o incrementare lotti specifici con relativa quantità e data di scadenza.
Il sistema evidenzia lotti già scaduti o in scadenza entro 30 giorni e articoli che hanno raggiunto la soglia minima impostata.
Per gli articoli gestiti a lotto, ogni uscita deve essere associata a una disponibilità esistente e non può superare la quantità realmente presente.
Dashboard delle scorte critiche
La dashboard riunisce ultimi movimenti, articoli sotto scorta minima, lotti scaduti o prossimi alla scadenza e giacenze negative o anomale da verificare.
Gli avvisi aiutano lo studio a programmare gli acquisti e a contattare per tempo il fornitore abituale.
Scorte e tracciabilità clinica restano distinte
Il Magazzino gestisce quantità, lotti, scadenze e movimenti interni. Resta distinto dal Registro UDI, dedicato alla tracciabilità dei dispositivi medici, e dalla Sterilizzazione, che documenta cicli, test e kit riutilizzabili.
Esempio di controllo delle disponibilità
Lo studio registra il carico di un materiale chirurgico indicando lotto e scadenza. Gli utilizzi successivi vengono inseriti come scarichi e la giacenza si aggiorna automaticamente; quando raggiunge la soglia minima o il lotto si avvicina alla scadenza, la dashboard mostra il relativo avviso.
Richiami clinici e comunicazioni con il paziente
Organizza controlli periodici e follow-up, registra i contatti e crea l’appuntamento soltanto quando viene concordata una data reale.
Il modulo Richiami di DrawDent Cloud aiuta lo studio a ricontattare i pazienti per controlli, igiene e follow-up specialistici, mantenendo distinti promemoria e appuntamenti dell’Agenda.
- Richiami dalla scheda paziente, Parodontologia, Implantologia e Ortodonzia.
- Controllo di richiami aperti, scaduti, previsti oggi o nei successivi 14 giorni.
- Stati, tentativi di contatto, risposte e rinvii.
- Comunicazioni WhatsApp ed email e collegamento con l’Agenda.
Il richiamo può essere creato dalla scheda paziente o dalle cartelle parodontale, implantologica e ortodontica, conservando l’origine clinica che lo ha generato.
Lo studio può programmare richiami per igiene, controllo, Parodontologia, Ortodonzia, Implantologia o altre esigenze, indicando la data prevista per il contatto.
Gli indicatori mostrano richiami aperti, scaduti, previsti nella giornata o programmati nei successivi 14 giorni.
Il richiamo può risultare programmato, inviato, risposto, non risposto, rimandato, completato, annullato o collegato a un appuntamento fissato.
La segreteria può registrare un tentativo, indicare la risposta del paziente, rinviare il contatto, completare il richiamo oppure annullarlo.
La lista può essere filtrata per paziente, tipologia, stato, periodo, appuntamento collegato e numero di tentativi effettuati.
Comunicazioni tramite WhatsApp ed email
Dal richiamo possono essere preparati messaggi con paziente, tipo di controllo, data prevista e nome dello studio. Testo e oggetto restano modificabili dall’operatore.
Per WhatsApp il programma apre l’applicazione con numero e messaggio già predisposti, ma l’invio viene sempre confermato manualmente. Anche l’email viene verificata dall’operatore prima della spedizione.
Il richiamo resta distinto dall’appuntamento
Il richiamo indica la necessità di ricontattare il paziente, ma non occupa uno spazio in Agenda. Quando vengono concordati giorno e ora, il comando Crea appuntamento apre la prenotazione con paziente e note già proposti.
Dopo il salvataggio, il richiamo assume lo stato Appuntamento fissato e conserva il collegamento con la prenotazione.
Esempio di gestione di un richiamo
Dopo una seduta di igiene viene programmato un richiamo a sei mesi. In prossimità della scadenza, la segreteria prepara un messaggio WhatsApp o un’email e registra il contatto. Se il paziente accetta, crea l’appuntamento in Agenda e il richiamo viene collegato alla prenotazione.
Listino, convenzioni e configurazione dello studio dentistico
Configura prestazioni, prezzi, regole cliniche, convenzioni, dati dello studio e accessi del personale.
Il Listino di DrawDent Cloud definisce prezzo, comportamento clinico, rappresentazione nell’odontogramma e trattamento fiscale delle prestazioni dello studio.
- Prestazioni organizzate per categoria, prezzo e durata indicativa.
- Ambiti clinici e regole grafiche per Odontogramma e Piano di cura.
- Convenzioni con sconti o prezzi dedicati.
- Impostazioni fiscali e accessi separati per ruolo.
Le prestazioni possono essere organizzate in categorie come Conservativa, Chirurgia, Igiene, Implantologia, Ortodonzia e Protesi.
Ogni voce può riferirsi a bocca intera, arcata, quadrante, singolo dente, superficie, posizione implantare o gruppo multi-dente.
La configurazione stabilisce simbolo clinico, denti, superfici, radici, canali e ruoli degli elementi nei trattamenti multi-dente.
Le variazioni di prezzo non modificano retroattivamente Piani di cura e preventivi già creati, che conservano i valori applicati in quel momento.
A ogni prestazione può essere associata una durata orientativa, utile per descrivere e organizzare le attività dello studio.
Il Listino conserva natura IVA, rilevanza per il Sistema Tessera Sanitaria, tipo di spesa e detraibilità, trasferendo i dati nei documenti amministrativi.
Convenzioni e condizioni economiche dedicate
Lo studio può registrare convenzioni con assicurazioni, aziende, fondi sanitari ed enti welfare, applicando sconti percentuali, importi fissi o prezzi specifici per prestazione.
Collegando la convenzione al paziente, il Piano di cura propone automaticamente le condizioni previste, che restano verificabili dall’operatore.
Dati e impostazioni dello studio
Le impostazioni raccolgono intestazione, dati fiscali e professionali, recapiti, IBAN, logo e firma grafica, utilizzati nei documenti prodotti dal gestionale.
È inoltre possibile configurare regime fiscale, diciture, bollo, note legali e testi da riportare su preventivi e stampe.
Utenti, ruoli e accessi separati
L’amministratore può creare account personali per collaboratori e segreteria, assegnando ruoli e permessi differenti per funzioni cliniche, amministrative e organizzative.
Gli account possono essere attivati o disattivati senza cancellarne lo storico; l’ultimo accesso resta consultabile.
Esempio di configurazione di una prestazione
Lo studio crea una prestazione di otturazione, la assegna alla Conservativa e stabilisce dente e superfici richieste, prezzo, durata e trattamento fiscale. Nell’odontogramma DrawDent Cloud applica queste regole e trasferisce la voce nel Piano di cura, adattandone il prezzo all’eventuale convenzione.