Guida operativa DrawDent Cloud

Agenda studio dentistico: appuntamenti multi-operatore e sala d’attesa

Scopri come DrawDent Cloud organizza appuntamenti, operatori, sale e poltrone in un’unica agenda con viste giorno, settimana, mese e lista, controlli automatici sui conflitti, promemoria WhatsApp e sala d’attesa operativa in tempo reale.

Come funziona l’Agenda Vai all’Agenda in DrawDent Cloud

Agenda giornaliera multi-operatore di DrawDent Cloud con appuntamenti, orari, servizi, sale e poltrone dello studio dentistico

Cos’è l’Agenda di DrawDent Cloud

L’Agenda raccoglie in un’unica griglia gli appuntamenti di tutti gli operatori dello studio, con colonne colorate, sale/poltrone assegnabili e uno slot temporale configurabile. Ogni appuntamento è collegato a paziente, servizio, stato e, quando serve, a una sala fisica.

Multi-operatore

Colonne per operatore con colore, ordine e visibilità personalizzabili.

Slot configurabile

Griglia oraria a 5, 10, 15, 20 o 30 minuti, allineata alle durate dei servizi.

Controllo conflitti

Orari di lavoro, ferie/assenze e sale verificati automaticamente a ogni salvataggio.

Sala d’attesa

Vista operativa separata per gestire arrivo, chiamata in poltrona e chiusura seduta.

Come si prenota un appuntamento

Apri una cella libera

Dalla vista Giorno, Settimana, Mese o Lista, clicca su uno slot libero per proporre data, ora e operatore.

Compila i dati

Seleziona paziente, servizio, durata, sala o poltrona e note interne o per il paziente.

Verifica i controlli

Il sistema segnala subito orari di lavoro, ferie/assenze, sale occupate e doppie prenotazioni operatore.

Salva l’appuntamento

Conferma per registrarlo in agenda con stato iniziale e fonte di prenotazione.

Aggiorna lo stato

Segui il percorso dal prenotato alla chiusura, oppure registra disdetta o no-show.

Comunica via WhatsApp

Invia un promemoria o una richiesta di conferma con un modello già compilato.

Quattro viste per ogni esigenza

La stessa agenda si legge in quattro modi diversi, con navigazione per giorno/settimana e un mini-calendario sempre a portata di clic.

GiornoGriglia oraria per operatore con appuntamenti affiancati e sovrapposizioni evidenziate.

SettimanaSette colonne con i blocchi del giorno, utile per bilanciare il carico tra operatori.

MesePanoramica mensile con i primi appuntamenti di ogni giorno e contatore “+ altri”.

ListaElenco cronologico dei prossimi 60 giorni, comodo per uno sguardo tabellare veloce.

Operatori, colori e orari di lavoro

Ogni operatore ha una configurazione dedicata per l’agenda, indipendente dai suoi dati anagrafici, oltre alle fasce orarie e alle assenze che alimentano il controllo dei conflitti.

ColoreColore identificativo assegnato a ogni operatore, riportato su blocchi e anteprime.

OrdinePosizione dell’operatore nelle colonne della vista Giorno.

VisibilitàUn operatore può essere nascosto dall’agenda senza disattivarlo.

Orari di lavoroFasce orarie per giorno della settimana; fuori orario l’appuntamento non è ammesso.

Ferie e assenzePeriodi di indisponibilità con motivo, verificati automaticamente su ogni nuovo appuntamento.

Cosa contiene una prenotazione

La scheda di prenotazione rapida propone già data, ora e operatore dalla cella cliccata; i campi restano tutti modificabili prima di salvare.

PazienteRicerca per cognome, nome, telefono o codice fiscale, oppure titolo libero per un blocco senza paziente.

ServizioVoce configurabile con nome, categoria libera (es. Igiene, Controllo, Chirurgia) e durata predefinita.

DurataProposta dal servizio scelto, sempre multipla dello slot agenda impostato.

Sala / poltronaAssegnazione opzionale a una risorsa fisica dello studio, verificata per conflitti.

Stato e fonteStato iniziale dell’appuntamento e origine della prenotazione (telefono, ricezione, web, app, richiamo).

NoteNote interne per lo staff e note separate destinate al paziente.

Servizio ≠ prestazione fatturabile. Il servizio in agenda descrive il motivo della visita (es. igiene, controllo, urgenza). Le voci economiche e fatturabili restano nel Piano di cura: prenotare un servizio in agenda non crea automaticamente una riga da fatturare.

Controllo automatico dei conflitti

Ogni volta che si salva un appuntamento, DrawDent Cloud ripete i controlli sotto lock di riga: due richieste concorrenti sullo stesso operatore o sulla stessa sala vengono così serializzate e non si sovrascrivono a vicenda.

Controllo	Effetto	Dettaglio
Orario di lavoro	Blocco	L’appuntamento cade fuori dalla fascia oraria configurata per l’operatore in quel giorno.
Ferie / assenza	Blocco	L’operatore risulta assente nel periodo scelto: motivo e intervallo vengono mostrati subito.
Sala o poltrona occupata	Blocco	La risorsa fisica è già impegnata da un altro appuntamento attivo nello stesso orario.
Operatore già occupato	Avviso superabile	Un altro appuntamento attivo dello stesso operatore si sovrappone: lo staff può forzare consapevolmente il doppio appuntamento.

Sovrapposizione forzabile, non nascosta. Quando l’unico problema è un doppio appuntamento sullo stesso operatore, lo staff vede l’elenco degli appuntamenti già presenti in quell’orario e può decidere di procedere comunque; la forzatura viene registrata nello storico dei cambi di stato con utente e data/ora.

Stati dell’appuntamento

Ogni appuntamento segue un percorso di stati, con storico completo dei passaggi (chi ha cambiato cosa e quando) conservato a parte.

Prenotato / ConfermatoL’appuntamento è fissato ed eventualmente riconfermato dal paziente.

In attesa / In poltronaIl paziente è arrivato e poi è stato chiamato per la seduta.

CompletatoLa seduta si è conclusa regolarmente.

Disdetto / No-show / AnnullatoL’appuntamento non si è svolto, per scelta del paziente, assenza o dello studio.

RiprogrammatoL’appuntamento originale è stato spostato su una nuova data.

Stato	Significato
Prenotato	Stato iniziale predefinito quando si crea l’appuntamento.
Confermato	La presenza del paziente è stata riconfermata.
In attesa	Il paziente è arrivato ed è in sala d’attesa.
In poltrona	Il paziente è stato chiamato ed è in corso la seduta.
Completato	La seduta è conclusa.
Riprogrammato	L’appuntamento è stato spostato e sostituito da una nuova data.
Disdetto	Il paziente ha annullato prima della seduta.
No-show	Il paziente non si è presentato.
Annullato	L’appuntamento è stato annullato dallo studio.

Ogni cambio di stato, prima di essere applicato, passa da una pagina di conferma dedicata: gli stati sensibili (annullato, disdetto, no-show) sono segnalati in modo distinto per evitare click accidentali.

WhatsApp: promemoria e conferme, sempre con invio manuale

Dall’anteprima di un appuntamento, in agenda o in sala d’attesa, è possibile aprire un messaggio WhatsApp già pronto per il paziente, basato su modelli configurabili dallo studio.

Apri il messaggio

Dall’anteprima dell’appuntamento in agenda o dalla sala d’attesa, tocca “WhatsApp”.

Scegli un modello

Seleziona tra i 5 modelli configurati (es. promemoria, richiesta conferma, riprogrammazione).

Rivedi e modifica

Il testo è già compilato con paziente, studio, data, ora, operatore e servizio: puoi modificarlo liberamente.

Apri WhatsApp e invia

Il numero del paziente viene normalizzato automaticamente; l’invio resta sempre un’azione manuale in WhatsApp.

Fino a 5 modelli personalizzabili, ciascuno con etichetta e testo libero. Nel testo si possono inserire i tag {{paziente}}, {{studio}}, {{data}}, {{ora}}, {{operatore}} e {{servizio}}: vengono sostituiti automaticamente con i dati dell’appuntamento prima di aprire WhatsApp.

Sala d’attesa: la vista operativa della giornata

La sala d’attesa raggruppa gli appuntamenti del giorno in cinque colonne, con contatori KPI in alto e segnalazione automatica dei ritardi rispetto all’orario previsto.

In arrivo / confermatiAppuntamenti prenotati o confermati, non ancora arrivati in studio.

In sala d’attesaPazienti arrivati e in attesa di essere chiamati.

In poltronaPazienti chiamati, con seduta in corso.

CompletatiAppuntamenti chiusi nella giornata.

Disdetti / No-showAppuntamenti non svolti o pazienti che non si sono presentati.

Sala d'attesa di DrawDent Cloud con pazienti confermati, arrivati, in poltrona, completati, disdetti e no-show

Sala d’attesa con appuntamenti raggruppati per stato operativo.

Agenda giornaliera collegata alla stessa giornata di lavoro.

Filtrabile per operatore e sala/poltrona, stampabile in formato A4 orizzontale con un clic, e con un pulsante “Nuovo” per fissare direttamente un appuntamento dallo stesso giorno.

Ricerca, filtri e stampa/export

Oltre alla vista calendario, una ricerca dedicata permette di incrociare più criteri sugli appuntamenti già registrati.

PeriodoIntervallo di date libero (dal / al).

PazienteRicerca testuale su cognome, nome, telefono, codice fiscale, titolo e note.

Operatore, sala, servizioFiltri diretti sulle risorse coinvolte nell’appuntamento.

StatoUno degli stati dell’appuntamento, oppure le scorciatoie futuri / passati / disdetti / no-show.

I risultati filtrati si possono stampare oppure esportare in CSV, per analisi esterne o comunicazioni con lo studio.

Sale, poltrone e altre risorse dello studio

Le sale/poltrone hanno un tipo dedicato (poltrona, sala, chirurgia, igiene, studio, altro), un colore e delle note, oltre allo stato attiva/non attiva. Disattivare una sala con appuntamenti futuri attivi mostra un avviso preventivo: gli appuntamenti già collegati restano validi, ma la sala non sarà più selezionabile per i nuovi.

Esempio pratico

9:40 — La ricezione clicca sulla cella libera dell’Igienista alle 10:00 in vista Giorno.
Seleziona il paziente, il servizio “Igiene” (durata 30 minuti) e la poltrona 2, poi salva con fonte “Telefono”.
Il giorno dell’appuntamento il paziente arriva: dalla sala d’attesa lo stato passa da “Confermato” a “In attesa”.
L’igienista lo chiama: lo stato passa a “In poltrona”; a fine seduta si segna “Completato”.
Se il paziente tarda 12 minuti rispetto alle 10:00, la sala d’attesa mostra automaticamente il badge di ritardo.
Il giorno prima, la ricezione ha inviato un promemoria WhatsApp usando il modello “Promemoria”, con data e ora già inserite.

Vuoi vedere l’Agenda dentro DrawDent Cloud?

Consulta la sezione dedicata nella pagina DrawDent Cloud per vedere agenda, sala d’attesa, operatori, sale e gli altri moduli collegati alla scheda paziente nel contesto completo del gestionale.

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