Dashboard — il centro operativo della tua associazione sportiva
Una singola schermata riassuntiva per avere il polso della situazione: soci attivi, andamento di cassa, impianti occupati e scadenze urgenti, “tutto aggiornato automaticamente sulla base dei dati registrati nei diversi moduli del gestionale.
La dashboard risponde subito alla domanda più importante per un dirigente: com'è messa oggi la tua associazione? Il sistema legge i dati dalla prima nota, dal registro accessi e dal calendario impianti. Saldo aggiornato e alert colorati ti permettono di gestire le urgenze senza dover aprire ogni singolo modulo.
Situazione finanziaria e soci
Una panoramica immediata su situazione finanziaria, soci, attività, compensi e principali scadenze dell’associazione.
Operatività del giorno
Accessi registrati oggi tramite barcode o QR code, abbonamenti in scadenza a 7 giorni, impianti occupati in questo momento e lezioni programmate con indicatore ◉ per le classi in corso.
Alert automatici soglie istruttori
Monitoraggio continuo dei compensi: alert arancio a €4.500 e rosso a €5.000 (soglia INPS), e preavviso a €13.500 per il limite dei €15.000 — con link diretto alla scheda dell'istruttore.
Scadenze e andamento economico
Scadenze dei prossimi 30 giorni (tessere, certificati medici, polizze, mandati, contratti) per urgenza cromatica, grafico entrate/uscite semestrale e ultimi 5 movimenti contabili.
Vuoi sapere come vengono calcolati davvero KPI, alert e colori di urgenza delle scadenze?
Nella pagina di approfondimento trovi la logica completa dietro ogni indicatore della dashboard, incluso il funzionamento reale degli alert sulle soglie istruttori e gli indicatori extra su soci morosi, scorte di magazzino sotto soglia e comodati in ritardo.
Anagrafica Soci — il registro completo della tua associazione
Gestisci in un unico modulo soci, atleti, genitori, tutori, dirigenti e soci onorari, con anagrafiche complete, stato quote, badge moroso, certificati medici, documenti, consensi, tessere e storico accessi.
La schermata principale mostra l'elenco completo dei soci dell'associazione, con filtri per stato e categoria, ricerca per nome, cognome o codice fiscale e indicatori immediati per la segreteria. Il badge MOROSO evidenzia i soci attivi che non hanno ancora rinnovato la quota dell'anno sociale corrente, così puoi individuare rapidamente chi contattare per il rinnovo.
Lista soci con filtri e ricerca
Filtra i soci per stato, categoria e situazione associativa. Cerca rapidamente per nome, cognome o codice fiscale, utile anche per tesseramenti e verifiche amministrative.
Scheda anagrafica completa
Registra dati anagrafici, recapiti, indirizzo, categoria socio, stato, note, foto profilo e barcode identificativo, generato automaticamente o inserito manualmente per il controllo accessi.
Minori e tutori collegati
Gestisci soci minorenni collegandoli facilmente a genitori o tutori, interni o esterni all’associazione..
Tessera socio stampabile
Ogni socio può avere una tessera identificativa stampabile con logo, dati associativi e barcode per il controllo degli accessi.
Scheda Socio — storico, documenti e certificati in un'unica pagina
La scheda del socio raccoglie tutte le informazioni operative in sezioni ordinate: riepilogo, accessi, documenti e consensi. In questo modo la segreteria può controllare abbonamento attivo, certificato medico, tessere federazione, ingressi registrati, file caricati e stato dei consensi senza spostarsi tra schermate diverse.
Vuoi i dettagli su come vengono gestiti minori, tutori esterni e certificati medici?
Nella pagina di approfondimento trovi la scheda socio completa, il collegamento a genitori e tutori (interni o esterni all'associazione) e le regole reali su stati, categorie e documenti.
Corsi e Presenze — il registro didattico digitale per le attività sportive
Gestisci corsi sportivi, iscritti, calendario lezioni e presenze in un unico modulo: istruttori, impianti, capienza, frequenza degli atleti e registro presenze digitale sempre collegati tra loro.
Il modulo Corsi e Presenze sostituisce il registro cartaceo con una gestione digitale pensata per ASD e SSD. Ogni corso può essere configurato con disciplina, livello, istruttore, impianto, capienza massima, colore nel calendario e descrizione libera, così la segreteria ha sempre una visione ordinata delle attività programmate.
Anagrafica corso configurabile
Registra nome del corso, disciplina, livello richiesto, descrizione, istruttore responsabile e impianto associato. Ogni corso può avere un colore identificativo per essere riconosciuto facilmente nel calendario.
Capienza e iscritti sotto controllo
Controlla iscritti e posti disponibili per ogni corso, con segnalazioni chiare al raggiungimento della capienza.
Iscrizione soci guidata
Iscrivi un socio al corso da un modulo dedicato, indicando data di iscrizione ed eventuali note. Il sistema mostra solo i soci non ancora iscritti a quella specifica attività.
Calendario lezioni e storico
Programma lezioni singole o in serie, con data, orario di inizio e fine, titolo opzionale e note operative per l'istruttore. Le lezioni passate mostrano il numero di presenti sul totale degli iscritti.
Monitoraggio frequenza — vedi subito chi partecipa poco
Per ogni socio iscritto il gestionale calcola automaticamente il numero di presenze registrate sulle lezioni già svolte e la relativa percentuale di frequenza.
Registro presenze — lo strumento quotidiano dell'istruttore
Il registro presenze permette all'istruttore di segnare presenti e assenti durante o dopo la lezione, anche da tablet o smartphone. La riga del socio cambia colore in base allo stato della presenza, mentre i contatori mostrano durante la compilazione quanti iscritti sono presenti, assenti, non ancora segnati e il totale del corso.
Esempio pratico: corso sportivo e registro presenze
La segreteria crea un corso di nuoto, assegna l'istruttore, collega la piscina e iscrive gli atleti fino alla capienza prevista. Per ogni lezione può poi registrare presenti e assenti mantenendo lo storico collegato al corso, alla singola lezione e ai partecipanti, senza utilizzare registri cartacei separati.
Vuoi vedere come funzionano davvero iscrizioni, calcolo della frequenza e registro presenze?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio operativo completo del modulo, incluso il funzionamento reale del salvataggio delle presenze e i controlli automatici sulla capienza dei corsi.
Impianti e Spazi — calendario, prenotazioni e controllo disponibilità
Gestisci palestre, campi, piscine, sale riunioni e spazi interni con un calendario settimanale visuale, fasce di disponibilità, prenotazioni ricorrenti e controllo delle sovrapposizioni.
Gli impianti sono una delle risorse più importanti di una ASD: campi, sale, palestre, piscine, spogliatoi o spazi per riunioni. Con X-Assolution Cloud puoi configurare ogni spazio, controllare le prenotazioni della giornata e vedere quali impianti risultano liberi o in uso al momento della consultazione.
Scheda impianto completa
Registra nome, tipologia, indirizzo o posizione interna, capienza massima, superficie in metri quadrati, colore identificativo e note libere per ogni spazio dell'associazione.
Fasce di disponibilità
Definisci per ogni giorno della settimana gli orari in cui l'impianto può essere prenotato, anche con più fasce orarie nello stesso giorno.
Colori e legenda impianti
Assegna un colore a ogni impianto per distinguerlo nel calendario. La legenda aiuta segreteria e istruttori a riconoscere rapidamente sale, campi e spazi prenotati.
Stato libero o in uso
La lista impianti mostra lo stato operativo dello spazio, il numero di prenotazioni previste nella giornata e i link rapidi per consultare la scheda o creare una nuova prenotazione.
Calendario settimanale — prenotazioni, ricorrenze e conflitti sotto controllo
Il calendario settimanale mostra le prenotazioni su una griglia con giorni e orari, dai primi appuntamenti del mattino fino alle attività serali. I blocchi colorati indicano durata e impianto utilizzato, mentre la linea dell'ora corrente aiuta a capire subito cosa sta succedendo nella giornata.
Esempio pratico: prenotazione ricorrente di un campo
Una squadra utilizza il campo principale ogni martedì dalle 18:00 alle 19:30. La segreteria crea una prenotazione ricorrente per quella fascia. Se viene inserita un'altra attività nello stesso impianto e nello stesso orario, X-Assolution Cloud controlla la disponibilità e segnala la sovrapposizione, aiutando a evitare prenotazioni incompatibili.
Vuoi sapere come funzionano davvero il controllo dei conflitti e le prenotazioni ricorrenti?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio completo su calendario, fasce di disponibilità e regole di prenotazione degli impianti.
Gare ed Eventi — dalla pianificazione alla classifica in un solo posto
Organizza gare, tornei, raduni e manifestazioni sportive gestendo iscrizioni atleti, categorie, quote pagate, budget evento, risultati, classifiche ed export Excel per la federazione in un unico modulo.
Il modulo Gare ed Eventi supporta l'intero ciclo di vita di una manifestazione sportiva: dalla creazione dell'evento alla gestione degli iscritti, fino a risultati, classifica e bilancio finale. Ogni evento può essere classificato per tipologia e stato operativo, così la segreteria sa sempre se le iscrizioni sono aperte, chiuse, completate o annullate.
Tipologie di evento
Gestisci gare competitive, manifestazioni non agonistiche, tornei interni, raduni, corsi esterni o altre attività sportive, adattando il modulo a contesti diversi dell'associazione.
Stati del ciclo evento
Segui l'avanzamento dell'evento con stati chiari: aperto per le iscrizioni in corso, chiuso per iscrizioni terminate, completato o annullato.
Iscrizioni atleti e categorie
Iscrivi gli atleti selezionando il socio, la categoria di gara e la quota effettivamente pagata. Il sistema mostra solo i soci non ancora iscritti a quello specifico evento.
Quote collegate alla prima nota
Collega le quote di iscrizione alla Prima Nota e mantieni allineati evento, partecipanti e movimenti contabili.
Dettaglio evento — budget, risultati, classifiche ed export
Ogni evento può avere un proprio riepilogo economico e sportivo. Le quote di iscrizione vengono aggregate tra le entrate, mentre spese di trasferta, premi, impianti o contributi sponsor possono essere registrati nel budget dedicato. Al termine della manifestazione puoi inserire risultati, posizioni, punteggi e medaglie per conservare lo storico dell'attività sportiva.
Vuoi vedere come funzionano davvero iscrizioni, budget e classifiche di gare ed eventi?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio completo su tipologie di evento, quota di iscrizione e collegamento automatico con la Prima Nota.
Quote e Pagamenti — listino servizi, abbonamenti e morosi
Gestisci quote associative, abbonamenti, pacchetti ingressi e pagamenti dei soci con un sistema collegato a prima nota, saldi, rinnovi, scadenze e controllo morosi.
La raccolta delle quote è una delle attività quotidiane della segreteria di una ASD. Con X-Assolution Cloud puoi configurare il listino dei servizi, registrare i pagamenti dei soci e mantenere allineati abbonamenti, movimenti contabili, saldi, rinnovi e scadenze.
Listino servizi flessibile
Configura ogni servizio con nome, prezzo, durata e tipologia: mensile, trimestrale, semestrale, annuale, singolo ingresso o pacchetto da N ingressi.
Giorni, orari e ingressi limitati
Gestisci abbonamenti con numero massimo di ingressi, validità in giorni e restrizioni per fasce orarie o giorni della settimana.
Morosi rilevati automaticamente
Il sistema confronta soci attivi e rinnovi dell'anno sociale corrente, evidenziando chi non risulta ancora in regola con la quota.
Avvisi per la segreteria
Il conteggio dei soci morosi è visibile nei KPI della dashboard e nella sezione pagamenti, così la segreteria può intervenire sui rinnovi da sollecitare.
Registrazione pagamenti — incasso, abbonamento e contabilità allineati
Quando registri un pagamento, il gestionale aggiorna in modo coordinato le informazioni principali collegate all'incasso: pagamento, movimento in prima nota, abbonamento del socio, saldo del conto, rinnovo dell'anno sociale e scadenze future.
Esempio pratico: pagamento e rinnovo di un socio
Un socio paga la quota associativa per il nuovo anno. Registrando il pagamento, X-Assolution Cloud aggiorna la situazione del socio, il rinnovo dell'anno sociale e la morosità; può inoltre registrare il movimento finanziario collegato e creare la prossima scadenza prevista, evitando di aggiornare manualmente più archivi separati.
Vuoi sapere cosa succede davvero quando registri un pagamento e come viene calcolata la morosità?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio completo su listino, abbonamenti e regole di accesso legate a ciascun servizio.
Istruttori e Compensi — contratti, pagamenti e soglie sotto controllo
Gestisci istruttori soci o esterni, contratti economici, compensi, ritenute, ricevute ed export per il commercialista, con alert sulle soglie annue di 5.000€ e 15.000€ da monitorare.
La gestione degli istruttori è una delle attività più delicate per una ASD, perché ogni collaboratore può avere un rapporto diverso con l'associazione. X-Assolution Cloud permette di distinguere istruttori già presenti tra i soci e collaboratori esterni, configurare il rapporto fiscale, registrare i contratti economici e ridurre il rischio di calcoli manuali errati.
Istruttori soci o esterni
Se l'istruttore è già socio, puoi collegarlo alla sua scheda e recuperare i dati anagrafici già presenti. Per collaboratori esterni puoi creare una scheda dedicata con recapiti, dati fiscali e IBAN per i pagamenti.
Rapporto e regime fiscale
Configura il tipo di rapporto: collaboratore occasionale, partita IVA ordinaria o regime forfettario. La percentuale di ritenuta resta modificabile per gestire casistiche specifiche con il supporto del consulente.
Contratti economici
Definisci il criterio di pagamento dell'istruttore: compenso fisso mensile, tariffa oraria oppure compenso a prestazione o lezione, con date di inizio e fine contratto.
Storico contratti e rinnovi
I contratti possono essere rinnovati mantenendo lo storico delle condizioni precedenti, così l'associazione conserva traccia dei cambiamenti nel rapporto economico con l'istruttore.
Scheda compensi — calcolo netto, ricevute ed export per il consulente
Registra i compensi sulla base del contratto e consulta in modo chiaro lordo, ritenute e netto.
Vuoi capire esattamente come vengono calcolate ritenuta e soglie fiscali di 5.000€ e 15.000€?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio completo su tipi di rapporto, contratti economici e ricevute — con le precisazioni utili a non fare affidamento su automatismi che il software non esegue da solo.
Contabilità — prima nota, registro 398/91, liquidazioni IVA e rendiconto
Organizza i dati contabili della tua ASD con prima nota, categorie, saldi, registro 398/91 ed export Excel per il commercialista. Il rendiconto per l'assemblea si adatta da solo: formato ufficiale Modello D per gli enti iscritti al RUNTS, oppure un prospetto libero per le ASD non iscritte.
Il modulo elabora le liquidazioni IVA trimestrali del regime 398/91 sulla base dei documenti e delle operazioni commerciali registrate. Mostra IVA attiva, detrazione forfettaria, IVA dovuta e scadenza ordinaria, consentendo di chiudere il periodo e registrare gli estremi del versamento.
La prima nota raccoglie i movimenti finanziari dell'associazione in ordine cronologico, distinguendo entrate, uscite, categorie, descrizioni, importi, conto di riferimento e origine del movimento. Oltre agli inserimenti manuali, X-Assolution Cloud può generare movimenti dai moduli operativi come quote soci, compensi istruttori, sponsor e magazzino, riducendo i doppi inserimenti.
Movimenti generati dai moduli
Pagamenti quote, compensi istruttori, incassi sponsor e movimenti di magazzino possono alimentare la prima nota con entrate e uscite collegate all'operazione di origine.
Categorie movimento
Le categorie operative usate dalla segreteria (quote associative, sponsorizzazioni, affiliazioni, tesseramenti, costi sportivi) raggruppano ogni movimento e, per gli enti iscritti al RUNTS, si collegano anche alle voci ufficiali del Modello D.
Origine del movimento
Ogni riga può indicare se il movimento è stato inserito manualmente oppure generato da un altro modulo, così puoi capire da dove nasce ogni entrata o uscita.
Filtri per il controllo
Consulta i movimenti per anno sociale, periodo, tipo, categoria e conto di riferimento, distinguendo cassa e banca nelle verifiche quotidiane o nei riepiloghi.
Registro 398/91 e rendiconto — dati organizzati per consulente e assemblea
Rendiconto Modello D — per associazioni iscritte al RUNTS come ETS
Rendiconto annuale ASD — per associazioni non iscritte al RUNTS
I dati registrati in prima nota vengono organizzati per supportare il lavoro della segreteria, del direttivo e del consulente fiscale. Il registro 398/91 raccoglie i proventi commerciali configurati. Il rendiconto per l'assemblea si genera in automatico in base al tipo di ente indicato in Impostazioni: schema ufficiale Modello D con le macroaree del DM 5 marzo 2020 per chi è iscritto al RUNTS, oppure un prospetto libero per categoria per le ASD non iscritte.
Esempio pratico: incasso di una sponsorizzazione
L'associazione registra l'incasso di una fattura di sponsorizzazione. Il movimento può essere collegato alla Prima Nota e, quando configurato come provento commerciale rilevante, viene considerato nei riepiloghi del regime 398/91. I dati registrati alimentano quindi i prospetti utilizzati per controllare il periodo e predisporre le informazioni da verificare con il consulente fiscale.
Vuoi capire davvero come funzionano il Registro 398/91 e la scelta tra Modello D e rendiconto semplificato?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio completo su Prima Nota, categorie mappate sullo Schema D e generazione del rendiconto, incluse le precisazioni utili per chi deve presentarlo in assemblea.
Fornitori e acquisti — fatture, pagamenti e Registro acquisti
Gestisci fornitori, fatture ricevute, pagamenti e note di credito in un unico modulo collegato alla contabilità dell’associazione.
Mantieni ordinati i documenti di acquisto, controlla la situazione dei pagamenti e consulta i dati utili per la Prima Nota, il Registro acquisti e il commercialista.
Anagrafica fornitori
Archivia dati fiscali, indirizzi, contatti e referenti di ogni fornitore.
Fatture di acquisto
Registra e consulta le fatture ricevute con documenti, importi, categorie e dati IVA.
Gestione IVA acquisti
Conserva i dati IVA delle fatture ricevute, anche quando sono presenti aliquote differenti.
Registro acquisti
Consulta in ordine cronologico fatture, fornitori, importi e informazioni fiscali.
Pagamenti e note di credito — situazione fornitori sempre aggiornata
Registra pagamenti immediati, successivi o parziali e controlla in ogni momento la situazione delle fatture e dei fornitori.
Vuoi sapere come funzionano davvero stati fattura, pagamenti parziali e note di credito?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio completo sul flusso di acquisto e sul collegamento reale con la Prima Nota.
Sponsorizzazioni — contratti, fatture e incassi
Gestisci sponsor, accordi commerciali, fatture, incassi e note di credito, con dati organizzati per la contabilità e il regime 398/91.
Riunisci in un unico modulo le informazioni delle aziende sponsor, gli accordi sottoscritti, le scadenze, i documenti commerciali e la situazione degli incassi.
Anagrafica sponsor
Archivia dati aziendali, informazioni fiscali, indirizzi, contatti e referenti di ogni sponsor.
Contratti e accordi
Registra durata, importo, descrizione e contropartite previste per ogni sponsorizzazione.
Scadenze e rinnovi
Tieni sotto controllo le scadenze dei contratti e organizza per tempo i rinnovi degli accordi.
Fatture commerciali
Crea e consulta le fatture sponsor con dati aziendali, importi e informazioni fiscali.
Fatture e incassi — gestione commerciale sempre organizzata
Consulta fatture, incassi, note di credito e riepiloghi periodici direttamente dalla scheda dello sponsor, con collegamento alla Prima Nota e alla gestione IVA.
Vuoi vedere come funzionano davvero fatturazione commerciale e liquidazione IVA trimestrale in regime 398/91?
Nella pagina di approfondimento trovi il dettaglio completo su contratti, fatture e note di credito, con i chiarimenti utili sul criterio di calcolo dei trimestri.
Altre funzionalità incluse — scadenze, magazzino, tessere e cariche sociali
X-Assolution Cloud include anche strumenti pratici per gestire attività ricorrenti della vita associativa: scadenzario, materiali, tessere federazione e organi sociali, senza ricorrere a fogli separati o promemoria sparsi.
1. Scadenzario — tutte le scadenze dell'associazione in un unico punto
Lo scadenzario raccoglie le scadenze generate dai moduli del gestionale e permette di aggiungere promemoria manuali. Certificati medici, tessere federazione, contratti sponsor, polizze, mandati delle cariche e rinnovi vengono organizzati con priorità, filtri e alert visivi.
Esempio pratico: certificato medico in scadenza
Il certificato medico di un giovane atleta si avvicina alla data di scadenza. Lo scadenzario lo evidenzia tra le scadenze da controllare e la segreteria può individuare rapidamente il socio interessato e aprirne la scheda per verificare o aggiornare il certificato, senza mantenere un elenco separato delle scadenze.
2. Magazzino e Materiali — giacenze, vendite, omaggi e comodati
Il modulo magazzino aiuta a tenere sotto controllo abbigliamento, attrezzature, gadget, materiali sportivi e articoli consegnati agli atleti. Le giacenze possono essere collegate a taglie, colori, movimenti di carico e scarico, vendite, omaggi, comodati e storico delle operazioni.
3. Tessere Federazione — affiliazioni, tesseramenti e scadenze
Il modulo Tessere Federazione consente di registrare tessere, federazione di riferimento, categoria, anno, data di rilascio, scadenza e pagamento collegato. È utile per pianificare i rinnovi e mantenere ordinati tesseramenti, scadenze e movimenti contabili associati.
4. Cariche Sociali — direttivo, mandati e storico cariche
Il modulo Cariche Sociali aiuta a tenere ordinata la composizione degli organi associativi previsti dallo statuto. Presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere, consiglieri e altre figure possono essere collegati ai soci, con date di mandato, scadenze e storico delle cariche concluse.