Dashboard — il centro operativo della tua associazione sportiva
Una singola schermata riassuntiva per avere il polso della situazione: soci attivi, andamento di cassa, impianti occupati e scadenze urgenti, tutto calcolato in automatico senza inserimenti manuali.
La dashboard risponde subito alla domanda più importante per un dirigente: com'è messa oggi la tua associazione? Il sistema legge i dati dalla prima nota, dal registro accessi e dal calendario impianti. Saldo aggiornato e alert colorati ti permettono di gestire le urgenze senza dover aprire ogni singolo modulo.
Situazione finanziaria e soci
Saldo cassa e banca dell'anno sociale, entrate e uscite del mese corrente, soci attivi con nuovi iscritti e minorenni. I compensi istruttori non ancora liquidati vengono evidenziati con alert dedicato.
Operatività del giorno
Accessi registrati oggi tramite barcode o QR code, abbonamenti in scadenza a 7 giorni, impianti occupati in questo momento e lezioni programmate con indicatore ◉ per le classi in corso.
Alert automatici soglie istruttori
Monitoraggio continuo dei compensi: alert arancio a €4.500 e rosso a €5.000 (soglia INPS), e preavviso a €13.500 per il limite dei €15.000 — con link diretto alla scheda dell'istruttore.
Scadenze e andamento economico
Scadenze dei prossimi 30 giorni (tessere, certificati medici, polizze, mandati, contratti) per urgenza cromatica, grafico entrate/uscite semestrale e ultimi 5 movimenti contabili.
Anagrafica Soci — il registro completo della tua associazione
Gestisci in un unico modulo soci, atleti, genitori, tutori, dirigenti e soci onorari, con anagrafiche complete, stato quote, badge moroso, certificati medici, documenti, consensi, tessere e storico accessi.
La schermata principale mostra l'elenco completo dei soci dell'associazione, con filtri per stato e categoria, ricerca per nome, cognome o codice fiscale e indicatori immediati per la segreteria. Il badge MOROSO evidenzia i soci attivi che non hanno ancora rinnovato la quota dell'anno sociale corrente, così puoi individuare rapidamente chi contattare per il rinnovo.
Lista soci con filtri e ricerca
Filtra i soci per stato, categoria e situazione associativa. Cerca rapidamente per nome, cognome o codice fiscale, utile anche per tesseramenti e verifiche amministrative.
Scheda anagrafica completa
Registra dati anagrafici, recapiti, indirizzo, categoria socio, stato, note, foto profilo e barcode identificativo, generato automaticamente o inserito manualmente per il controllo accessi.
Minori e tutori collegati
Il gestionale riconosce automaticamente i soci minorenni dalla data di nascita e attiva la sezione dedicata al genitore o tutore legale, con collegamento a un socio esistente oppure a un tutore esterno.
Tessera socio stampabile
Ogni socio può avere una tessera identificativa stampabile con logo dell'associazione, nome, numero tessera, anno sociale e barcode Code128 leggibile per la verifica all'ingresso.
Scheda Socio — storico, documenti e certificati in un'unica pagina
La scheda del socio raccoglie tutte le informazioni operative in sezioni ordinate: riepilogo, accessi, documenti e consensi. In questo modo la segreteria può controllare abbonamento attivo, certificato medico, tessere federazione, ingressi registrati, file caricati e stato dei consensi senza spostarsi tra schermate diverse.
Corsi e Presenze — il registro didattico digitale per le attività sportive
Gestisci corsi sportivi, iscritti, calendario lezioni e presenze in un unico modulo: istruttori, impianti, capienza, frequenza degli atleti e registro presenze digitale sempre collegati tra loro.
Il modulo Corsi e Presenze sostituisce il registro cartaceo con una gestione digitale pensata per ASD e SSD. Ogni corso può essere configurato con disciplina, livello, istruttore, impianto, capienza massima, colore nel calendario e descrizione libera, così la segreteria ha sempre una visione ordinata delle attività programmate.
Anagrafica corso configurabile
Registra nome del corso, disciplina, livello richiesto, descrizione, istruttore responsabile e impianto associato. Ogni corso può avere un colore identificativo per essere riconosciuto facilmente nel calendario.
Capienza e iscritti sotto controllo
Imposta il numero massimo di iscritti. Quando il corso raggiunge la capienza prevista, la barra di riempimento segnala visivamente il limite raggiunto, evitando iscrizioni gestite a mano o controlli su fogli separati.
Iscrizione soci guidata
Iscrivi un socio al corso da un modulo dedicato, indicando data di iscrizione ed eventuali note. Il sistema mostra solo i soci non ancora iscritti a quella specifica attività.
Calendario lezioni e storico
Programma lezioni singole o in serie, con data, orario di inizio e fine, titolo opzionale e note operative per l'istruttore. Le lezioni passate mostrano il numero di presenti sul totale degli iscritti.
Monitoraggio frequenza — vedi subito chi partecipa poco
Per ogni socio iscritto il gestionale calcola automaticamente il numero di presenze registrate sulle lezioni già svolte e la relativa percentuale di frequenza. Il colore aiuta l'istruttore a leggere subito la situazione: verde dal 75% in su, arancio tra 50% e 74%, rosso sotto il 50%.
Registro presenze — lo strumento quotidiano dell'istruttore
Il registro presenze permette all'istruttore di segnare presenti e assenti durante o dopo la lezione, anche da tablet o smartphone. La riga del socio cambia colore in base allo stato della presenza, mentre i contatori mostrano durante la compilazione quanti iscritti sono presenti, assenti, non ancora segnati e il totale del corso.
Impianti e Spazi — calendario, prenotazioni e controllo disponibilità
Gestisci palestre, campi, piscine, sale riunioni e spazi interni con un calendario settimanale visuale, fasce di disponibilità, prenotazioni ricorrenti e controllo delle sovrapposizioni.
Gli impianti sono una delle risorse più importanti di una ASD: campi, sale, palestre, piscine, spogliatoi o spazi per riunioni. Con X-Assolution Cloud puoi configurare ogni spazio, controllare le prenotazioni della giornata e vedere quali impianti risultano liberi o in uso al momento della consultazione.
Scheda impianto completa
Registra nome, tipologia, indirizzo o posizione interna, capienza massima, superficie in metri quadrati, colore identificativo e note libere per ogni spazio dell'associazione.
Fasce di disponibilità
Definisci per ogni giorno della settimana gli orari in cui l'impianto può essere prenotato, anche con più fasce orarie nello stesso giorno.
Colori e legenda impianti
Assegna un colore a ogni impianto per distinguerlo nel calendario. La legenda aiuta segreteria e istruttori a riconoscere rapidamente sale, campi e spazi prenotati.
Stato libero o in uso
La lista impianti mostra lo stato operativo dello spazio, il numero di prenotazioni previste nella giornata e i link rapidi per consultare la scheda o creare una nuova prenotazione.
Calendario settimanale — prenotazioni, ricorrenze e conflitti sotto controllo
Il calendario settimanale mostra le prenotazioni su una griglia con giorni e orari, dai primi appuntamenti del mattino fino alle attività serali. I blocchi colorati indicano durata e impianto utilizzato, mentre la linea dell'ora corrente aiuta a capire subito cosa sta succedendo nella giornata.
Gare ed Eventi — dalla pianificazione alla classifica in un solo posto
Organizza gare, tornei, raduni e manifestazioni sportive gestendo iscrizioni atleti, categorie, quote pagate, budget evento, risultati, classifiche ed export Excel per la federazione in un unico modulo.
Il modulo Gare ed Eventi supporta l'intero ciclo di vita di una manifestazione sportiva: dalla creazione dell'evento alla gestione degli iscritti, fino a risultati, classifica e bilancio finale. Ogni evento può essere classificato per tipologia e stato operativo, così la segreteria sa sempre se le iscrizioni sono aperte, chiuse, completate o annullate.
Tipologie di evento
Gestisci gare competitive, manifestazioni non agonistiche, tornei interni, raduni, corsi esterni o altre attività sportive, adattando il modulo a contesti diversi dell'associazione.
Stati del ciclo evento
Segui l'avanzamento dell'evento con stati chiari: aperto per le iscrizioni in corso, chiuso per iscrizioni terminate, completato o annullato.
Iscrizioni atleti e categorie
Iscrivi gli atleti selezionando il socio, la categoria di gara e la quota effettivamente pagata. Il sistema mostra solo i soci non ancora iscritti a quello specifico evento.
Quote collegate alla prima nota
Se attivi la registrazione contabile, la quota dell'atleta crea automaticamente un movimento di entrata in prima nota, collegato all'iscrizione per mantenere i dati allineati.
Dettaglio evento — budget, risultati, classifiche ed export
Ogni evento può avere un proprio riepilogo economico e sportivo. Le quote di iscrizione vengono aggregate tra le entrate, mentre spese di trasferta, premi, impianti o contributi sponsor possono essere registrati nel budget dedicato. Al termine della manifestazione puoi inserire risultati, posizioni, punteggi e medaglie per conservare lo storico dell'attività sportiva.
Quote e Pagamenti — listino servizi, abbonamenti e morosi
Gestisci quote associative, abbonamenti, pacchetti ingressi e pagamenti dei soci con un sistema collegato a prima nota, saldi, rinnovi, scadenze e controllo morosi.
La raccolta delle quote è una delle attività quotidiane della segreteria di una ASD. Con X-Assolution Cloud puoi configurare il listino dei servizi, registrare i pagamenti dei soci e mantenere allineati abbonamenti, movimenti contabili, saldi, rinnovi e scadenze.
Listino servizi flessibile
Configura ogni servizio con nome, prezzo, durata e tipologia: mensile, trimestrale, semestrale, annuale, singolo ingresso o pacchetto da N ingressi.
Giorni, orari e ingressi limitati
Gestisci abbonamenti con numero massimo di ingressi, validità in giorni e restrizioni per fasce orarie o giorni della settimana.
Morosi rilevati automaticamente
Il sistema confronta soci attivi e rinnovi dell'anno sociale corrente, evidenziando chi non risulta ancora in regola con la quota.
Avvisi per la segreteria
Il conteggio dei soci morosi è visibile nei KPI della dashboard e nella sezione pagamenti, così la segreteria può intervenire sui rinnovi da sollecitare.
Registrazione pagamenti — incasso, abbonamento e contabilità allineati
Quando registri un pagamento, il gestionale aggiorna in modo coordinato le informazioni principali collegate all'incasso: pagamento, movimento in prima nota, abbonamento del socio, saldo del conto, rinnovo dell'anno sociale e scadenze future.
Istruttori e Compensi — contratti, pagamenti e soglie sotto controllo
Gestisci istruttori soci o esterni, contratti economici, compensi, ritenute, ricevute ed export per il commercialista, con alert sulle soglie annue di 5.000€ e 15.000€ da monitorare.
La gestione degli istruttori è una delle attività più delicate per una ASD, perché ogni collaboratore può avere un rapporto diverso con l'associazione. X-Assolution Cloud permette di distinguere istruttori già presenti tra i soci e collaboratori esterni, configurare il rapporto fiscale, registrare i contratti economici e ridurre il rischio di calcoli manuali errati.
Istruttori soci o esterni
Se l'istruttore è già socio, puoi collegarlo alla sua scheda e recuperare i dati anagrafici già presenti. Per collaboratori esterni puoi creare una scheda dedicata con recapiti, dati fiscali e IBAN per i pagamenti.
Rapporto e regime fiscale
Configura il tipo di rapporto: collaboratore occasionale, partita IVA ordinaria o regime forfettario. La percentuale di ritenuta resta modificabile per gestire casistiche specifiche con il supporto del consulente.
Contratti economici
Definisci il criterio di pagamento dell'istruttore: compenso fisso mensile, tariffa oraria oppure compenso a prestazione o lezione, con date di inizio e fine contratto.
Storico contratti e rinnovi
I contratti possono essere rinnovati mantenendo lo storico delle condizioni precedenti, così l'associazione conserva traccia dei cambiamenti nel rapporto economico con l'istruttore.
Scheda compensi — calcolo netto, ricevute ed export per il consulente
Durante la registrazione di un compenso, il sistema precompila i dati del contratto selezionato e calcola il netto da pagare partendo dal lordo, dalle ore o dalle prestazioni inserite. Le barre di avanzamento aiutano a monitorare l'avvicinamento alle soglie annue configurate, mentre i dati restano pronti per ricevute, riepiloghi ed export.
Contabilità — prima nota, registro 398/91 e rendiconto Modello D
Organizza i dati contabili della tua ASD con prima nota, categorie, saldi, registro 398/91, rendiconto secondo schema Modello D ed export Excel per il commercialista.
La prima nota raccoglie i movimenti finanziari dell'associazione in ordine cronologico, distinguendo entrate, uscite, categorie, descrizioni, importi, conto di riferimento e origine del movimento. Oltre agli inserimenti manuali, X-Assolution Cloud può generare movimenti dai moduli operativi come quote soci, compensi istruttori, sponsor e magazzino, riducendo i doppi inserimenti.
Movimenti generati dai moduli
Pagamenti quote, compensi istruttori, incassi sponsor e movimenti di magazzino possono alimentare la prima nota con entrate e uscite collegate all'operazione di origine.
Categorie e Schema D
Le categorie operative usate dalla segreteria possono essere collegate alle voci dello schema Modello D, come quote associative, sponsorizzazioni, affiliazioni, tesseramenti e costi sportivi.
Origine del movimento
Ogni riga può indicare se il movimento è stato inserito manualmente oppure generato da un altro modulo, così puoi capire da dove nasce ogni entrata o uscita.
Filtri per il controllo
Consulta i movimenti per anno sociale, periodo, tipo, categoria e conto di riferimento, distinguendo cassa e banca nelle verifiche quotidiane o nei riepiloghi.
Registro 398/91 e rendiconto — dati organizzati per consulente e assemblea
I dati registrati in prima nota vengono organizzati per supportare il lavoro della segreteria, del direttivo e del consulente fiscale. Il registro 398/91 raccoglie i proventi commerciali configurati, mentre il rendiconto secondo schema Modello D aggrega entrate e uscite nelle rispettive macroaree.
Sponsorizzazioni — contratti, fatturazione e regime 398/91
Gestisci sponsor, contratti, fatture commerciali, incassi e riepiloghi IVA per le ASD in regime 398/91, con scadenze di rinnovo, numerazione progressiva e prospetto trimestrale per il controllo dei versamenti.
Le sponsorizzazioni sono una fonte importante di entrate commerciali per molte ASD. Con X-Assolution Cloud puoi registrare aziende sponsor, contratti, contropartite offerte, fatture emesse e incassi, mantenendo ordinati i dati utili alla gestione del regime 398/91 e al confronto con il consulente fiscale.
Anagrafica sponsor completa
Archivia ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, referente commerciale, telefono, email e indirizzo di fatturazione di ogni azienda partner.
Contratti e contropartite
Registra contratti annuali, pluriennali o legati a eventi, con importo concordato, descrizione della sponsorizzazione e spazi pubblicitari offerti dall'associazione.
Scadenze di rinnovo
Se inserisci una data di fine contratto, il sistema crea una scadenza di rinnovo con 60 giorni di preavviso, utile per ricontattare lo sponsor in tempo.
Fatture con numerazione progressiva
Le fatture commerciali seguono una numerazione progressiva per anno solare nel formato N/ANNO, con dati sponsor precompilati e imponibile recuperabile dal contratto collegato.
Scheda sponsor — fatture, incassi e riepilogo IVA 398/91
Dalla scheda sponsor puoi emettere fatture commerciali, controllare gli incassi e consultare il riepilogo trimestrale dei valori collegati al regime 398/91. Il sistema calcola imponibile, IVA, totale fattura e quota forfettaria impostata, così il tesoriere ha dati ordinati da verificare con il consulente.
Altre funzionalità incluse — scadenze, magazzino, tessere e cariche sociali
X-Assolution Cloud include anche strumenti pratici per gestire attività ricorrenti della vita associativa: scadenzario, materiali, tessere federazione e organi sociali, senza ricorrere a fogli separati o promemoria sparsi.
1. Scadenzario — tutte le scadenze dell'associazione in un unico punto
Lo scadenzario raccoglie le scadenze generate dai moduli del gestionale e permette di aggiungere promemoria manuali. Certificati medici, tessere federazione, contratti sponsor, polizze, mandati delle cariche e rinnovi vengono organizzati con priorità, filtri e alert visivi.
2. Magazzino e Materiali — giacenze, vendite, omaggi e comodati
Il modulo magazzino aiuta a tenere sotto controllo abbigliamento, attrezzature, gadget, materiali sportivi e articoli consegnati agli atleti. Le giacenze possono essere collegate a taglie, colori, movimenti di carico e scarico, vendite, omaggi, comodati e storico delle operazioni.
3. Tessere Federazione — affiliazioni, tesseramenti e scadenze
Il modulo Tessere Federazione consente di registrare tessere, federazione di riferimento, categoria, anno, data di rilascio, scadenza e pagamento collegato. È utile per pianificare i rinnovi e mantenere ordinati tesseramenti, scadenze e movimenti contabili associati.
4. Cariche Sociali — direttivo, mandati e storico cariche
Il modulo Cariche Sociali aiuta a tenere ordinata la composizione degli organi associativi previsti dallo statuto. Presidente, vicepresidente, segretario, tesoriere, consiglieri e altre figure possono essere collegati ai soci, con date di mandato, scadenze e storico delle cariche concluse.
