Anagrafica associativa per soci, minori e tutori
Gestisci in un unico modulo soci, atleti, genitori, tutori, dirigenti e soci onorari, con anagrafiche complete, stato socio, indicatore di quota non rinnovata, certificati medici, documenti, consensi e tessere con barcode.
La schermata principale del modulo mostra l'elenco completo dei soci dell'associazione, con filtri per stato e categoria e ricerca per nome, cognome, codice fiscale o email. Accanto a ogni nominativo compaiono indicatori immediati per la segreteria: lo stato quota della stagione in corso, segnalato con un badge "Pagata" (verde) o "Non pagata" (arancio), e lo stato del socio — attivo, sospeso o cessato — così da avere a colpo d'occhio la situazione dell'intero libro soci senza dover aprire ogni singola scheda.
Il modulo non gestisce solo l'anagrafica di base: distingue tra chi è iscritto a libro soci, con un numero progressivo che non viene mai riassegnato nemmeno dopo una cessazione, e chi è semplicemente un praticante collegato all'associazione. Le categorie con cui classificare ogni nominativo — atleta, genitore, dirigente, socio onorario e simili — sono personalizzabili dall'associazione nelle impostazioni, con "atleta" impostato come valore predefinito: un elenco aperto che ogni ASD può adattare al proprio statuto, non un set fisso di etichette.
Ricerca e filtri rapidi
Trova subito un nominativo cercando per nome, cognome, codice fiscale o email, e filtra la lista per stato socio (attivo, sospeso, cessato) o per categoria configurata dall'associazione.
Minori riconosciuti in automatico
La data di nascita determina in automatico se il socio è minorenne: in quel caso la sezione tutore si attiva da sola nella scheda, senza bisogno di spuntare nulla manualmente.
Tutore: genitore socio o esterno
Il tutore di un minore può essere selezionato tra i genitori già soci dell'associazione, oppure registrato come tutore esterno in un'anagrafica dedicata, condivisa se segue più minori.
Certificato medico con preavviso
Preavviso di scadenza a 90 giorni per i minori e 60 per gli adulti, con badge dedicato in scheda e uno storico che conserva ogni certificato rinnovato invece di sovrascriverlo.
Tessera socio con barcode
Barcode generato in automatico in formato progressivo, oppure inseribile manualmente con controllo di unicità. La tessera è singola per pagina, leggibile da lettori standard e riporta l'anno sociale in corso.
Scheda socio in sei sezioni
Riepilogo, Pagamenti, Scadenze, Documenti, Consensi e Moduli: ogni informazione ha la sua sezione dedicata, con un log di audit che registra chi ha modificato la scheda e quando.
La liberatoria fotografica, quando prevista dall'associazione, non è un'immagine da caricare in anagrafica ma un consenso firmato che si registra e si consulta nel tab Consensi della scheda, insieme agli altri moduli di privacy raccolti dal socio o dal suo tutore. Nello stesso tab trovano posto i moduli d'iscrizione e i regolamenti che il socio ha sottoscritto, mentre lo storico degli ingressi in struttura resta affidato al modulo Controllo Accessi, collegato al socio ma consultabile separatamente dalla sua scheda anagrafica.
Anche la cessazione di un socio è tracciata con precisione: ogni uscita dal libro soci registra un motivo tipizzato — dimissioni, decadenza per morosità, esclusione, decesso o altro — che resta consultabile nello storico, distinguendo con chiarezza una cessazione definitiva da una semplice sospensione temporanea. Per i soci "giuridici", come altre associazioni sponsor o partner iscritte come socio, il codice fiscale viene validato riconoscendo automaticamente sia il formato a 16 caratteri delle persone fisiche sia quello a 11 cifre di partita IVA o codice fiscale delle persone giuridiche.
Sono i tre stati socio previsti dal modulo. La cessazione, a differenza della sospensione, è definitiva e viene sempre motivata con una causale tipizzata conservata nello storico.
Il badge colorato accanto allo stato quota è l'indicatore visivo per individuare in un istante i soci con la quota della stagione non ancora rinnovata, senza dover aprire ogni scheda.
Badge mostrato nella scheda dei soci minorenni per segnalare che il certificato medico va rinnovato con 90 giorni di anticipo, contro i 60 previsti per i soci maggiorenni.
Caso pratico: due fratelli iscritti allo stesso corso
Una segreteria ASD iscrive due fratelli minorenni allo stesso corso di nuoto. In fase di creazione della prima scheda, il tutore viene registrato come tutore esterno con i suoi dati anagrafici; iscrivendo il secondo fratello, lo stesso tutore viene semplicemente selezionato dall'anagrafica tutori già esistente, senza reinserire nulla. Per entrambi i minori la sezione tutore si è attivata da sola grazie alla data di nascita, e per entrambi il preavviso del certificato medico è impostato automaticamente a 90 giorni invece dei 60 standard. L'anno successivo, quando il maggiore dei due compie diciotto anni e la segreteria aggiorna la sua scheda, il collegamento al tutore viene rimosso in automatico; il tutore resta comunque visibile in anagrafica perché continua a seguire il fratello minore ancora iscritto.
Domande frequenti sul modulo Soci
Le risposte più cercate da chi gestisce l'anagrafica soci di un'ASD o SSD.
Come riconosce il sistema i soci minorenni e i loro tutori?
L'età viene calcolata automaticamente dalla data di nascita: se il socio è minorenne, la sezione tutore si attiva da sola nella scheda. Il tutore può essere un genitore già socio dell'associazione, selezionabile direttamente, oppure un tutore esterno con nome, cognome, codice fiscale, tipo di relazione, telefono ed email, salvato in un'anagrafica dedicata e condiviso se segue più minori.
Con quanto anticipo il software segnala la scadenza del certificato medico?
Il preavviso è di 90 giorni per i minori e di 60 giorni per gli adulti, con un badge dedicato in scheda. La lista soci offre inoltre un filtro rapido, con soglia fissa di 30 giorni, per individuare al volo i certificati in scadenza imminente indipendentemente dal preavviso del singolo socio.
Cosa succede quando un socio minorenne diventa maggiorenne?
Alla prima modifica della scheda dopo il compimento della maggiore età, il collegamento al tutore viene ripulito automaticamente. Se quel tutore esterno non segue più nessun altro minore dell'associazione, viene rimosso anche dall'anagrafica tutori, mantenendo i dati sempre coerenti.
Come sono organizzate le informazioni nella scheda del singolo socio?
La scheda è divisa in sei sezioni: Riepilogo, Pagamenti, Scadenze, Documenti, Consensi e Moduli. Ogni modifica alla scheda viene registrata in un log di audit che conserva chi ha effettuato la variazione e quando.
Come viene tracciata la cessazione di un socio?
Ogni cessazione viene registrata con un motivo tipizzato tra dimissioni, decadenza per morosità, esclusione, decesso o altro, così da conservare uno storico chiaro e distinto dalla semplice sospensione temporanea.
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