Conserva il ciclo passivo in modo ordinato: dall'anagrafica del fornitore alle righe IVA, fino a scadenze, pagamenti e movimenti contabili collegati.
Il modulo Fornitori e Acquisti tiene insieme due esigenze che in tante ASD e SSD viaggiano su fogli separati: l'anagrafica di chi fornisce beni e servizi all'associazione e il flusso contabile delle fatture ricevute. Ogni fornitore ha una scheda con dati fiscali completi — ragione sociale, partita IVA (validata e univoca, per evitare doppioni), codice fiscale, PEC, email, telefono, indirizzo completo, IBAN e un campo note libero. Non esiste un "referente" dedicato: i contatti restano quelli diretti del fornitore, cioè email, telefono e PEC.
Sul fronte fatture, il sistema non si limita a un imponibile e un'IVA unici per documento: ogni fattura di acquisto può contenere più righe IVA, ciascuna con la propria aliquota e la propria natura. È il caso tipico di una fattura che unisce una fornitura di materiale sportivo e un servizio con trattamento IVA diverso, nello stesso documento: il registro acquisti riepiloga poi imponibile, IVA e totale per ogni aliquota utilizzata, oltre all'ordine cronologico per fornitore.
Ragione sociale, partita IVA validata e univoca, codice fiscale, PEC, email, telefono, indirizzo e IBAN in un'unica scheda, con contatti diretti (email, telefono, PEC) invece di un referente commerciale dedicato.
Una stessa fattura può contenere più righe, ciascuna con aliquota e natura proprie: utile per acquisti misti di beni e servizi con trattamento IVA differente nello stesso documento.
Elenco in ordine cronologico con fornitore, imponibile, IVA e totale per ogni fattura, più un riepilogo aggregato per aliquota utile in fase di liquidazione IVA.
Il pagamento può essere registrato subito, in fase di creazione della fattura, oppure in un secondo momento, anche in più tranche parziali fino a saldo.
Ogni pagamento registrato genera in automatico un movimento di uscita in prima nota, collegato alla fattura di riferimento, con aggiornamento del saldo del conto scelto.
Rettificano imponibile, IVA e residuo dovuto sulla fattura collegata. Non generano da sole un movimento in prima nota: un eventuale rimborso in denaro va registrato a parte quando avviene davvero.
Registrata, Parzialmente pagata, Pagata o Annullata: lo stato riflette pagamenti e note di credito collegati, con una piccola tolleranza sugli arrotondamenti per non bloccare la chiusura su pochi centesimi.
Il residuo da pagare non è un numero salvato in anagrafica: viene ricalcolato ogni volta sottraendo dal totale pagamenti e note di credito. Se il risultato è negativo, l'interfaccia lo segnala come credito verso il fornitore.
Annullare una fattura di acquisto non equivale a cancellarla: il sistema storna ogni pagamento collegato con un movimento di segno opposto, ripristina il saldo del conto interessato e porta lo stato della fattura ad "annullata". L'operazione, però, è bloccata se sulla fattura esistono già note di credito registrate: vanno prima gestite separatamente, un controllo che evita incoerenze tra movimenti contabili e documenti collegati.
Anche la numerazione delle note di credito è protetta: un meccanismo anti-duplicazione impedisce numerazioni doppie anche in caso di inserimenti simultanei, con un formato progressivo distinto per note attive e passive. Il sistema impedisce inoltre di registrare una nota di credito per un importo superiore a quanto risulta ancora "disponibile" da stornare su quella riga della fattura originale, evitando storni eccessivi.
Stato iniziale di ogni fattura appena inserita, prima che venga registrato un qualsiasi pagamento.
Sono stati registrati pagamenti o note di credito, ma il residuo calcolato è ancora superiore a zero.
Il residuo risulta azzerato (con tolleranza sugli arrotondamenti), sommando pagamenti e note di credito collegati.
Fattura stornata: i pagamenti collegati sono stati ripristinati con movimento di segno opposto e il saldo del conto è tornato coerente.
Per chi opera in regime 398/91 la percentuale di detraibilità IVA sugli acquisti è forzata automaticamente a zero e non è modificabile, coerentemente con le regole del regime forfettario.
Nel regime ordinario la percentuale di detraibilità resta libera riga per riga, di norma al 100% ma modificabile per gli acquisti a detraibilità limitata.
Un'ASD riceve una fattura di acquisto da 600 € per attrezzature sportive e registra un primo pagamento parziale di 300 €: lo stato passa da "Registrata" a "Parzialmente pagata" e il movimento di uscita compare in automatico in prima nota, collegato alla fattura. Il fornitore riscontra un difetto su parte della merce ed emette una nota di credito di 150 €: il residuo calcolato scende da 300 € a 150 €, ma nessun movimento contabile viene generato da questa registrazione, perché la nota di credito rettifica solo imponibile, IVA e residuo dovuto. Solo quando l'associazione salda i restanti 150 € viene creato un nuovo movimento di uscita in prima nota, collegato alla stessa fattura, che porta lo stato a "Pagata".
Per le associazioni che operano in regime 398/91, il Registro acquisti ha valore prevalentemente informativo: l'IVA sugli acquisti non viene sottratta analiticamente da quella incassata sui proventi, coerentemente con le regole di quel regime semplificato che calcola la liquidazione in modo forfettario. È un chiarimento utile per non generare aspettative sbagliate sul funzionamento del registro: consultarlo resta comunque prezioso per avere sotto controllo fornitori, importi e scadenze, anche quando non incide direttamente sul calcolo dell'IVA da versare.
Le risposte più cercate da chi gestisce fatture passive e registro acquisti di un'ASD o SSD.
No. Una nota di credito rettifica imponibile, IVA e residuo dovuto sulla fattura collegata, ma non crea da sola un movimento contabile. L'automatismo verso la prima nota riguarda i pagamenti: un eventuale rimborso in denaro va registrato a parte, quando avviene realmente.
Non è un valore fisso salvato in anagrafica: viene ricalcolato ogni volta sottraendo dal totale della fattura sia i pagamenti già registrati sia le eventuali note di credito collegate. Se il risultato è negativo, l'interfaccia lo segnala come credito verso il fornitore anziché come debito residuo.
Il sistema storna ogni pagamento collegato con un movimento di segno opposto, ripristina il saldo del conto e porta lo stato a "Annullata". L'operazione è bloccata se sulla fattura esistono già note di credito registrate: vanno gestite prima separatamente.
Sì. Ogni fattura di acquisto può contenere più righe IVA, ciascuna con propria aliquota e natura: utile per acquisti misti di beni e servizi con trattamento fiscale diverso nello stesso documento, con il registro acquisti che riepiloga poi imponibile, IVA e totale per ogni aliquota.
No. In regime 398/91 la percentuale di detraibilità è forzata automaticamente a zero e non modificabile, coerentemente con le regole del regime forfettario. In regime ordinario resta libera riga per riga, di norma al 100% ma modificabile per gli acquisti a detraibilità limitata.
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